Die wichtigsten internen Kommunikationskanäle in Zeiten von Remote Work
Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Insbesondere durch die zunehmende Einführung von Remote Work und die Digitalisierung der Arbeitswelt ist es für Unternehmen immer wichtiger geworden, effektive interne Kommunikationskanäle zu etablieren.
Oftmals reichen hier analoge Instrumente, wie das klassische „Schwarze Brett“, Hausmitteilungen, Poster oder Mitarbeiter-Magazine nicht mehr aus. Vielmehr sind neue und moderne Tools zur internen Kommunikation gefragt, die die Mitarbeitenden effizienter miteinander vernetzen und zum Austausch untereinander anregen. Doch wie sehen diese Instrumente aus und welchen Mehrwert bieten sie in Zeiten von Homeoffice?
Die interne Kommunikation als Digitalisierungstreiber
Remote Work ist im heutigen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. In einer Studie der Internationalen Hochschule (IU) aus 2022 geben über 60% der Befragten an, dass ein regelmäßiges Arbeiten von zu Hause aus für sie unabdingbar sei. Somit ist für viele Arbeitnehmer*innen die Möglichkeit remote zu arbeiten ein ausschlaggebendes Argument bei der Wahl des Arbeitgebenden. Umso entscheidender und auch herausfordernder wird es für Unternehmen, die Belegschaft über Neuerungen im Unternehmen zu informieren und die Mitarbeiterzufriedenheit aufrecht zu erhalten. Hier ist die interne Kommunikation gefragt. Denn den Mitarbeitenden jederzeit relevante Informationen zukommen zu lassen, steigert nicht nur Transparenz, sondern auch das Gefühl von Zusammenhalt. Kommunikator*innen sind zudem mit folgenden weiteren Herausforderungen konfrontiert:
So verändert die Digitalisierung die interne Kommunikation
Die interne Kommunikation ist in den letzten Jahren mehr und mehr zur zentralen Schnittstelle für Austausch, Kollaboration und Kultur in einer digitalen Arbeitswelt geworden. Wo früher noch die analogen Kanäle wie Hausmitteilungen, eine E-Mail oder das Mitarbeiter-Magazin „die“ Lösung der internen Kommunikation war, werden heute vielfältigere Kanäle gefordert, die sich durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt einbürgern. Die Devise lautet: digital und mobile first. Aus gutem Grund: In vielen Unternehmen gelangen Informationen nicht einheitlich zu unterschiedlichen Fachabteilungen und Berufsgruppen. Zum Beispiel können gewerbliche Mitarbeitende, die keinen festen Arbeitsplatz haben über digitale Kanäle, wie das Smartphone mit in die Kommunikation eingebunden und motiviert werden, sich am Unternehmensgeschehen zu beteiligen.
„In den letzten ein/zwei Jahren haben wir wirklich einen sehr großen Wandel durchlebt (…) und es gab einen sogenannten Turbo Change. Und zwar gab es eigentlich so eine Transformation von einer Präsenzkultur hin zu einer Kultur der Flexibilität. Also alle Organisationen und Unternehmen waren gefordert, flexibler zu sein. Und ein großes Stichwort in diesem Kontext ist die Virtualisierung der Unternehmenskommunikation und auch der internen Kommunikation.“
Jana Brockhaus, wissenschaftliche Mitarbeiterin, Lehrstuhl für strategische Kommunikation, Universität Leipzig
Interne Kommunikationskanäle sorgen für Vernetzung – auch im Homeoffice
Eine transparente und abteilungsübergreifende Kommunikation ist entscheidend für eine lebendige Unternehmenskultur. Sie fördert das Wir-Gefühl und steigert die Zufriedenheit der Teammitglieder. Dabei können geeignete Instrumente eine bedeutende Rolle spielen, um eine wirklich gute interne Kommunikation zu ermöglichen. Diese Tools dienen grundsätzlich dazu, die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu stärken und ihre Bindung an das Unternehmen zu fördern. Insbesondere strategische und Veränderungsthemen werden häufig kommuniziert, was zu mehr Transparenz führt. Die internen Kommunikationsinstrumente informieren die Mitarbeitenden nicht nur über aktuelle Neuigkeiten, sondern auch über allgemeine Informationen, die zum Beispiel in einer Wissensdatenbank oder einem digitalen Wissensmanagement gesammelt sind. Gerade in Zeiten von Remote Work, in denen zum Beispiel Einarbeitungen neuer Kolleg*innen stattfinden, ist eine zentrale digitale Informationsplattform ein Muss.
Wenn Informationen im Intranet direkt vom Top-Management stammen, erhöht das die Glaubwürdigkeit und sorgt dafür, dass sich die gesamte Belegschaft einbezogen fühlt. Dadurch können auch kulturelle Veränderungsprozesse in der Organisation angestoßen werden. Jedoch sollten nicht nur Führungskräfte regelmäßig und transparent kommunizieren. Das Teilen von Erfolgen, Erkenntnissen und Einblicken in die eigene Arbeit sollte von Mitarbeitenden gelebt werden, um den Austausch auf Augenhöhe zu fördern.
Die Top 5 digitalen Tools der internen Kommunikation
Vorab ist es wichtig festzuhalten, dass es nicht nur „den einen richtigen Weg“ gibt, um die Belegschaft zu informieren, Feedback von ihnen einzuholen und dadurch eine positive Unternehmenskultur aufzubauen. Viel wichtiger ist, die Kommunikationskanäle auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abzustimmen und aktiv ins Gespräch mit den Kolleg*innen zu gehen. Was bewegt die Mitarbeitenden im Homeoffice? Wie erhalten Sie Informationen aktuell? Was wünschen sie sich? Digitale Kommunikationstools können dabei unterstützen:
1. Instant Messaging
Instant-Messaging Plattformen sind zu wertvollen Werkzeugen der internen Kommunikation geworden. Sie ermöglichen Echtzeit-Kommunikation in Gruppenchats sowie in direkten Nachrichten. Beispiele hierfür sind Slack oder Microsoft Teams.
2. Virtuelle Meetings
Virtuelle Meetings sind in Zeiten von Remote Work nicht mehr wegzudenken. Sie fördern die Zusammenarbeit, den Austausch von Ideen und dienen als virtueller Besprechungsraum von Projekten. Videoplattformen wie Microsoft Teams oder Google Meet ermöglichen trotz Distanz Nähe aufzubauen und den persönlichen Kontakt zu pflegen.
3. Intranet und interne Blogs
Ein gut gestaltetes Intranet oder interner Blog kann als zentrale Anlaufstelle für Informationen dienen. Hier können Unternehmen wichtige Updates, Ankündigungen und interne Ressourcen bereitstellen. Mitarbeiter*innen können sich auf diese Weise selbstständig informieren und auf benötigte Informationen zugreifen, unabhängig von ihrem Standort.
4. Unternehmenswiki
Ein Unternehmenswiki umfasst in der Regel eine Vielzahl von Artikeln und Seiten, die Informationen zu Unternehmensrichtlinien, Prozessen, Projekten, Produkten, FAQs, Best Practices, Schulungsmaterialien und anderen relevanten Themen enthalten. Die Mitarbeitenden können neue Artikel erstellen, bestehende Artikel bearbeiten oder ergänzen und somit ihr Wissen und ihre Erfahrungen mit anderen teilen.
5. Mitarbeiter-App
Eine Mitarbeiter-App bietet eine effektive Lösung, um allen Beteiligten unabhängig von Zeit und Ort einfach und schnell alle benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen. Durch diese zentrale Plattform wird eine positive Employee Experience geschaffen, da sie den Arbeitsalltag erleichtert und Prozesse automatisiert. Die Mitarbeiter-App ist intuitiv und mobil und kann nahtlos mit den bestehenden Software-Anwendungen und Plattformen im Unternehmen verknüpft werden. Mit einer Mitarbeiter-App können Kernprozesse wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder die digitale Gehaltsabrechnung problemlos integriert werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können diese Aufgaben einfach über die App erledigen, was den bürokratischen Aufwand reduziert und den Arbeitsfluss verbessert. Die App ermöglicht eine effiziente und zeitsparende Kommunikation und trägt zur Steigerung der Produktivität bei.
Darum lohnt sich eine Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation
Eine Mitarbeiter-App fördert eine offene Feedback-Kultur im Unternehmen. Durch den bidirektionalen Austausch zwischen Kommunikator*innen und den Kolleg*innen, erhält die Belegschaft die Möglichkeit, ihr Feedback und ihre Ideen einzubringen. Die App kann Funktionen wie Umfragen, Kommentarfunktionen oder Diskussionsforen enthalten, die den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern fördern. Dies schafft eine transparente Kommunikation und stärkt das Engagement und die Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – standortübergreifend und ortsunabhängig.
Die Mitarbeiter-App kann auch auf privaten Smartphones der Mitarbeiter*innen oder externer Nutzer*innen installiert werden. Der Datenschutz wird dennoch eingehalten, da die App nicht auf private Daten des Endgeräts zugreifen kann. Datenschutz spielt bei der Kommunikation von personenbezogenen Daten eine zentrale Rolle. Die Mitarbeiter-App entspricht der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die Kommunikation erfolgt Ende-zu-Ende verschlüsselt. Außerdem erstellt die App kein „Profiling“ der User*innen, sodass persönliche Daten wie Telefonnummern oder Kontakte vom Smartphone weder gesammelt noch ausgelesen werden.
It´s a match – Interne Kommunikation und digitale Software-Tools
In Zeiten von Remote Work sind effektive interne Kommunikationskanäle unerlässlich, um die Zusammenarbeit und den Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens aufrechtzuerhalten. Instant Messaging, virtuelle Meetings, Intranets, interne Blogs und eine Mitarbeiter-App sind nur einige Beispiele für die vielfältigen Möglichkeiten, die Remote-Kommunikation zu unterstützen. Jedes Unternehmen sollte diejenigen Kanäle auswählen und anpassen, die am besten zu der eigenen Unternehmenskultur und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden passen. Durch den gezielten Einsatz dieser Kommunikationsinstrumente können Unternehmen auch in einer dezentralen Arbeitsumgebung erfolgreich sein.
Noch nicht genug bekommen von digitalen internen Kommunikationskanälen und wie Unternehmen sie erfolgreich in ihre Kommunikationsstrategie mit aufnehmen?
Im Webinar „Interne Kommunikation in Zeiten von Remote Work verbessern” erhalten Sie tiefere Einblicke in die Möglichkeiten neuer digitaler Tools für die interne Kommunikation in einer virtuellen Arbeitswelt. Wie wird die interne Kommunikation den wachsenden Ansprüchen gerecht? Und wie können die Mitarbeitenden mit weniger persönlichen Kontakt weiterhin über digitale Kanäle angesprochen, eingebunden und motiviert werden?
Diesen Fragestellungen widmen wir uns im Webinar und geben exklusive Einblicke in eine aktuelle Studie namens „Keeping up the spirit – Interne Kommunikation in einer zunehmend virtuellen Arbeitswelt“.
Michael Gördes ist überzeugter App-Fan und kennt sich mit den Bedürfnissen von Kommunikator*innen in Unternehmen und über digitale Kommunikationstools sehr gut aus. Er berät bei der d.velop AG federführend das Thema Mitarbeiter-App und ist immer auf der Suche nach neuesten App-Innovationen und Trends für die interne Kommunikation.
