Seit über einem Jahr heißt es für die meisten von uns: Arbeiten im Homeoffice. Viele Unternehmen arbeiten komplett oder größtenteils remote. Die Auswirkungen dessen sowie die generelle Zukunft der Arbeit wurde bereits mehrfach thematisiert. Auch wenn sich viele Unternehmen einen Digitalisierungs-Schub gewünscht haben, so wurde dieser innerhalb kürzester Zeit beschleunigt – und damit auch das zwangsdigitalisiert, was nur schwer zu digitalisieren ist: die Unternehmenskultur.

Was alle Mitarbeitenden im Homeoffice vereint, ist das Fehlen von spontanem oder informellem Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen. Kurz gesagt: Es fehlt der kurze Plausch an der Kaffeemaschine oder der gemeinsame Feierabenddrink nach einem langen Tag. Die vergangenen 14 Monate haben gezeigt: Das Zwischenmenschliche bleibt in Homeoffice-Zeiten teilweise auf der Strecke.

Um dem entgegenzuwirken, wurden im vergangenen Jahr viele neue Formate eingeführt – etwa digitale “Pub Quizzes”, “Water Cooler Talks” oder “Daily Stand-Ups”. Denn den Mitarbeitenden über digitale Wege eine positive Erfahrung mit der Unternehmenskultur zu verschaffen, ist heutzutage wichtiger denn je. Sogenannte Digital Employee Experiences sind daher von großer Bedeutung für das Gemeinschaftsgefühl einer verstreut arbeitenden Belegschaft. Doch was macht eine erfolgreiche digitale Employee Experience eigentlich aus? Im Folgenden erläutern wir die fünf entscheidenden Faktoren, anhand eines Beispiels – unserer digitalen Weihnachtsaktion von Urban Sports Club – einmal genauer.

Daher ein paar Worte zu uns: Urban Sports Club ist ein international agierendes, 2012 in Berlin gegründetes Sport-Tech Start-up. Die vergangenen Jahre waren für uns vor allem von Wachstum und Expansion geprägt. So sind wir innerhalb kürzester Zeit auf über 500 Mitarbeitende gewachsen. Wir bieten Europas flexibelste und vielfältigste Sport-Flatrate für B2C- sowie B2B-Kunden und ermöglichen unseren Mitgliedern einen Zugang zu über 10.000 Partner-Standorten in sechs europäischen Ländern.

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1) Anlass & Dauer

Für die Konzeption einer Digitale Employee Experience haben Anlass und Dauer die höchste Priorität. Einzelne, scheinbar wahllos und nicht zusammenhängend terminierte, oder unregelmäßige digitale Veranstaltungen erzielen nicht dieselbe Strahlkraft wie eine Aktion, die an einen konkreten Anlass geknüpft ist. Solche Anlässe findet man zu genüge in jedem gut gepflegten PR- und Content-Kalender. Entscheidend ist hierbei aber die Passgenauigkeit des Anlasses zum eigenen Unternehmen und zur geplanten Aktion für die Mitarbeitenden. Wenn es um die Auswahl von Anlässen geht, sollten im Vorhinein – wenn möglich – Vertretungen der Mitarbeitenden kontaktiert werden, um eine anlassbezogene Aktion auf eventuelle Befindlichkeiten zu überprüfen. Die Nutzung eines Anlasses ohne die Beachtung des entsprechenden Kontextes, kann dazu führen, dass es zu Unmut in der Belegschaft kommt und die Aktion damit von vornherein zum Scheitern verurteilt ist.

In den meisten Fällen kann man universelle (und meist dennoch lokal unterschiedlich ausgeprägte) Anlässe für sich nutzen und die Digital Experience darauf aufbauen. Beispielsweise kann man etwaige regionale Bräuche als Mechaniken für die geplante Aktion nutzen und damit bei den Mitarbeitenden auf bereits Bekanntes aufbauen.

So haben wir bei Urban Sports Club eine Digital Employee Experience kreiert, die alle Mitarbeitenden bis zu Weihnachten begleitet hat. Genauer gesagt: in Form eines Adventskalenders. Jeden Tag konnte unsere Mitarbeitenden etwas Neues entdecken und es aktiv erleben.

 

2) Ein verbindendes Element

Sind Anlass und die Dauer einmal festgelegt, ist ein verbindendes Element erfolgsentscheidend. Um dieses zu identifizieren stellen Sie sich folgende Frage: “Was verbindet all unsere Mitarbeitenden außer dem Fakt, dass sie alle den gleichen Arbeitgebenden haben?” Im besten Fall kommen Sie hierbei auf Antworten, die sich mit Ihrer Unternehmensvision und -mission assoziieren lassen. Diese bilden Fixsterne im Unternehmen und sollten Kern der intrinsischen Motivation eines jeden Mitarbeitenden sein.

Bei Urban Sports Club deutet Vieles auf unser verbindendes Element hin: Zum einen unser Name Urban Sports Club selbst und zum anderen unsere Unternehmensvision: A world where everyone enjoys doing sports. Für uns spielt also der Sport eine große verbindende Rolle im Unternehmen.

 

3) Die Verschmelzung von On- und Offline

Wie viele andere Unternehmen auch, haben wir bei unserer digitalen Employee Experience auf die Verschmelzung von digitalen und analogen Aktionen gesetzt. Dies kann sich unterschiedlich äußern. Bei uns lief es folgendermaßen ab.

Offline:
Vor Beginn des Aktionszeitraums, also bei uns 1. Dezember, haben wir allen Mitarbeitenden ein verfrühtes Weihnachtspaket geschickt. Darin waren neben klassischen Weihnachtssüßigkeiten, wie Stollen und Lebkuchen, auch eine Mütze und Atemschutzmaske mit dem neuen Unternehmens-Branding sowie ein Schokoladen- Adventskalender enthalten. Dieser analoge Kalender war der zentrale Dreh- und Angelpunkt der digitalen Experience.

Online:
Damit sich die Mitarbeitenden jedoch auch in Zeiten von Homeoffice mit dem Unternehmen verbunden fühlen, haben wir zusätzlich noch einen digitalen Adventskalender eingeführt. Darin haben verschiedene Mitarbeitende in kurzen Videos Sportübungen vorgeführt. Das Motto lautete Earn Your Chocolate!. So wurde die tägliche Schokolade aus dem Kalender zur analogen und asynchronen Verlängerung der digitalen Experience. Die Videos konnten jederzeit flexibel und ortsunabhängig angeschaut werden.

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4) Stakeholder Commitment & Involvement

Bei zentralen und unternehmensweiten Aktionen für die Belegschaft ist eine Einbeziehung von hochrangigen Stakeholdern unerlässlich. Dies gilt natürlich für die Bereitstellung von Ressourcen und Budget, aber auch für deren aktive Teilnahme an der Employee Experience. Daher sollte das Top-Management aktiv in die Aktion miteinbezogen werden. So auch geschehen bei unserem digitalen Workout-Weihnachtskalender: Hinter dem ersten Türchen befanden sich direkt unsere beiden Gründer, die einen gebührenden Auftakt für die kommenden 24 Tage voller Sportübungen sowie kleinen Weihnachtsgrüßen lieferten. Doch ebenso hat eine bunte Mischung aus Mitarbeitenden aus verschiedenen Ländern und verschiedenen Positionen mitgewirkt. Dadurch entstand ein Gemeinschaftsgefühl auf Augenhöhe. In den aufgenommenen Kurzvideos boten die Mitarbeitenden zudem einen Einblick in ihre Arbeitsräume und gaben den Auftritten damit noch einen weiteren persönlichen Charakterzug.

 

5) Content is King

Da wir als interne Kommunikatoren mit allen Nachrichtenseiten und sozialen Netzwerken der Welt um die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden konkurrieren, muss auch der intern produzierte Content wettbewerbsfähig sein. Hierbei sind die marktüblichen Trends in den jeweiligen Zielgruppen zu beachten. Um eine Employee Experience so interessant und unterhaltsam, wie möglich zu gestalten, gilt es Contentformate einzusetzen, die der Zielgruppe direkt signalisieren, dass es sich hierbei um etwas Besonderes handelt.

In unserem Fall war es der tägliche Video-Content, der die Aktion besonders gemacht hat.

Die knapp zweiminütigen Videos beinhalteten einen kurzen Weihnachtsgruß, eine Erklärung und eine kleine Präsentation der geforderten Sportübung sowie Danksagungen. Da diese Videos von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern selbst produziert wurden, enthielten diese oftmals persönliche Noten und sollten mit einem Augenzwinkern verstanden werden. So wurde teilweise die Flasche Glühwein oder der Tannenbaum zum mobilen Gewicht umfunktioniert und in die Übungen eingebunden. Auch Auftritte im kompletten Weihnachtskostüm waren dabei.

Zu Beginn oder auch am Ende der Aktion ist zudem das Setzen eines Highlights empfehlenswert, damit die Aktion den Teams in Erinnerung bleibt. Dies kann sich durch eine Abwandlung oder Weiterentwicklung des kontinuierlich genutzten Contentformats äußern, oder auch andere Elemente der Aktion auf verschiedene Weisen aufgreifen und miteinander verschmelzen.

Im Rahmen unserer digitalen Weihnachts-/Jahresabschlussfeier haben zuerst unsere Gründer vor einem Bildschirm mit flackerndem Lagerfeuer das Jahr Revue passieren lassen, danach folgte das eigentliche Content-Highlight der digitalen Employee Experience: Eine Live Online Workout Session mit all unseren über 400 Angestellten. Gemeinsam mit einem unserer Partner-Standorte konnten wir ein komplett personalisiertes Workout für unsere Mitarbeitenden durchführen. In dieses Workout wurden auch zahlreiche Sportübungen eingebaut, die zuvor im digitalen Adventskalender vorgestellt worden sind. So wurde die gesamte Aktion nochmal gemeinsam und zeitgleich abgeschlossen. Im Anschluss an diese Sportsession waren alle Teams eingeladen, sich virtuell in Kleingruppen zu treffen und den Abend gemeinsam ausklingen zu lassen.

 

Unser Fazit:

Da die Aktion erfolgreich war und bei den Mitarbeitenden auf große Begeisterung gestoßen ist, hat sich eine langfristige Bewegung daraus entwickelt. Wöchentlich verabreden sich zahlreiche Mitarbeitende aus allen Ländern zur gemeinsamen Teilnahme an den digitalen Sportangeboten unserer Partner. So haben wir für unsere global arbeitenden Mitarbeitenden ein Gemeinschaftsgefühl geschaffen, das uns gemeinsam durch die Pandemie führt.

Benjamin Kratz verantwortet als Internal Communications Manager seit April 2019 die interne Kommunikation beim europaweit agierenden Sport-Tech Start-up Urban Sports Club. Bevor der Absolvent der Kommunikationswissenschaften, interkulturellen Wirtschaftskommunikation und medialen Kulturen in die interne Kommunikation wechselte, verbrachte er die ersten Jahre seines beruflichen Werdegangs als PR-Berater bei der Berliner Kommunikationsagentur Scholz & Friends Agenda.

 

 

Artikelbild: Unsplash

Carsten Schulz