16. Mai 2023

Medien Strategie

KI in der IK: Mensch oder Maschine – wie KI-Tools die Arbeit erleichtern können

Beyond

It´s a hype: Alle lieben ChatGPT und nicht wenige prophezeien, dass Künstliche Intelligenzen die Arbeit in vielen Bereichen drastisch verändern werden.

Auf LinkedIn und anderswo kursieren Posts mit künstlich generierten Texten oder Fotos, bei der OMR präsentierte Ann-Katrin Schmitz eindrucksvoll, dass Künstliche Intelligenzen schon jetzt in der Lage sind, sogar Sprache zu kopieren, und TV-Shows wie „Till Reiners‘ Happy Hour“ testen, inwieweit KI auch Satire kann. Auch im Kosmos der Kommunikator*innen scheint es bei Netzwerktreffen aktuell primär darum zu gehen, was ChatGPT und ähnliche Anwendungen für Vor- und Nachteile mit sich bringen. Ein kleiner Disclaimer vorab: Wir sind keine Expertinnen für KI und haben auch leider nicht den heiligen Gral für die Nutzung gefunden. Aber wir geben gern einen Einblick in unsere Erkenntnisse zum Thema Künstliche Intelligenz in der Internen Kommunikation und zeigen auf, wo wir Potenziale für die Nutzung im operativen IK-Alltag sehen.

Einige Vorteile liegen auf der Hand: Künstliche Intelligenzen schlafen nie und sind immer erreichbar. Sie haben Zugriff auf zahlreiche Quellen und sie sind, per se, durchaus intelligent und in der Lage in kürzester Zeit Ergebnisse zu liefern. Übersetzungstools wie DeepL zeigen eindrucksvoll, wie rasant die Entwicklung auf dem Gebiet der Künstlichen Intelligenz ist: Noch vor wenigen Jahren waren die Ergebnisse der technischen Übersetzungen unzureichend, sodass wir lieber selbst formuliert haben. Heute hingegen sind die automatisch generierten Texte so gut, dass oft nur wenige Begriffe geändert werden müssen, wenn überhaupt. Das Angebot an KI-Tools ist heute bereits so groß, gut und zu einem Großteil auch frei verfügbar, dass es ganz sicher auch für die IK schon jetzt viele Möglichkeiten mit sich bringt, den Arbeitsalltag zu erleichtern und teilweise günstiger bessere Ergebnisse zu erzielen als früher.

Zugegeben, auch wir kennen bei weitem nicht alle Tools, die in dieser Übersicht des Journalisten Patrick Bernau aufgeführt sind. Trotzdem teilen wir sie – denn einerseits veranschaulicht sie eindrucksvoll das große Spektrum an relevanten Angeboten, andererseits ist sicher auch nicht für jede IK-Abteilung exakt dasselbe KI-Tool relevant, sodass ein Überblick sicher nicht schaden kann.

Mensch oder Maschine: Wo wir KI-Tools als hilfreichen Co-Worker erleben

Das Tool, das bei uns schon lange vor dem ChatGPT-Hype Einzug in den Arbeitsalltag gefunden hat und fast täglich genutzt wird, haben wir bereits genannt: DeepL. Als internationale Fashion Brand mit Niederlassungen in Italien, Frankreich, Polen und den USA sind Texte in englischer Sprache an der Tagesordnung. Doch Texte sind ja längst nicht mehr DAS primäre Ergebnis unserer Arbeit. Wir produzieren sehr regelmäßig Videos und Podcasts, die größtenteils auch für unsere ausländischen Kolleg*innen relevant sind. Bislang gab es zwei Arten, dies zu realisieren: Mit doppeltem Aufwand wegen doppelter Aufnahme auf Deutsch und Englisch – oder gar nicht. Ein erster Schritt war für uns die automatisierte Transkription, dank der wir Inhalte von Videos immerhin schriftlich an die ausländischen Kolleg*innen kommunizieren konnten. Inzwischen nutzen wir verschiedene KI-Tools, die Untertitel oder Synchronisationen in Windeseile und von hoher Qualität ermöglichen. Das Beste: Sie sprechen jede Sprache, sodass wir neben dem Mittelweg „English for all“ nun auch Übersetzungen in Landessprache anbieten können. Zugegeben, die KI-Stimmen klingen teilweise noch etwas technisch, Emotionen und Persönlichkeit gehen größtenteils verloren. Doch als Zusatzangebot bringen die Individualversionen große Vorteile mit sich: Jede*r kann sie verstehen und somit die Informationen aus erster Hand bekommen. In puncto Wertschätzung hat dies bei verschiedenen Change-Projekten für sehr positive Resonanz gesorgt, da sich jede*r wahrgenommen fühlte.

Auch ChatGPT kommt bei uns gelegentlich zum Einsatz: Sei es als erste Inspiration für einen Texteinstieg, als Unterstützung bei der Entwicklung einer Storyline für eine Präsentation oder auch bei Recherchearbeiten. Unser Eindruck oftmals: Wow – das sind Produkte einer Maschine? Doch auch hier sehen wir Grenzen: Die KI ist nur so gut wie die Daten, mit der sie gefüttert wurde. Welche das sind, weiß niemand so genau. ChatGPT greift größtenteils auf Daten bis 2021 zurück, der Output ist demnach nicht immer aktuell. Und tatsächlich spuckt ChatGPT auch gern mal fälschliche Informationen aus, vor allem wenn beispielsweise zu einer Person nicht viele Online-Daten vorliegen. Anstelle auf eine Info zu verzichten, dichtet die Maschine dann gern etwas dazu; Gerüchten zufolge soll sie sogar Quellen erfinden. Recherche geht also ganz gut – ein sorgsamer Check der Ergebnisse sollte aber immer auch erfolgen.

Beeindruckend ist trotzdem, wie real man mit ChatGPT in den Austausch gehen und mit konkreten Anweisungen und Änderungswünschen gute Arbeitsergebnisse erzielen kann. Aber eben nur gute. Für ein „Sehr gut“ ist unserem Empfinden nach doch noch der Mensch mit seinem Fingerspitzengefühl und Know-how von Nöten (und das ist ja auch irgendwie beruhigend, oder?).

Kommunikationsarbeit ist oft mit Kreativität verbunden. Auch hier ist die Künstliche Intelligenz für uns eine gute Unterstützung zum Start: Einfach mal fragen, was ChatGPT machen würde, wenn ein Workshop geplant werden soll, kann nie schaden. Aber: Ein innovatives Format wird es nicht erfinden. Das können wir im Teambrainstorming deutlich besser.

Einen Hinweis zum Schluss können wir uns zu Chat GPT auch nicht verkneifen: Die Maschine liest mit. Auch bei unseren Fragen und Arbeitsaufträgen. Bedeutet: Jeder Auftrag wird irgendwo im Hintergrund gespeichert und fließt in künftige Ergebnisse wieder mit ein. Es ist also sicher keine allzu gute Idee, bei sensiblen Themen und Interna auf KI-Tools zurückzugreifen. Wer weiß, welche Info sonst vorab unverhofft den Weg an die Öffentlichkeit findet. Unser Datenschutz-Team rät grundsätzlich dazu, Firmennamen und persönliche Daten zu anonymisieren, bevor ChatGPT, DeepL und Co. genutzt werden. Und mit offiziellen, meist kostenpflichtigen Lizenzen ist man hier auf der sichereren Seite. Safety first!

What the future holds? No one knows…

Oben haben wir schon erwähnt, wie schnell sich das Angebot an KI ausweitet und wie rasant die Tools besser werden. Wir wollen die Chancen nutzen und weitere Arbeitserleichterungen für uns finden. Als Nächstes wollen wir bei bonprix auf Bildgenerierungstools zurückgreifen, zum Beispiel mit ChatGPT Text aus Bilddateien auslesen lassen und testen, inwiefern KI-Tools eintönige Arbeiten wie die Bereinigung von Dateien (Excel und Co.) oder das Protokollieren von Meetings für uns übernehmen kann. Spannende Inspiration haben wir zuletzt im Podcast „Fast & Curious“ erhalten, in dem Dr. Léa Steinacker zu Gast war und viele praktische Tipps zum Umgang mit Künstlichen Intelligenzen gegeben hat. Mit diesem Hörtipp sagen wir Danke für die Aufmerksamkeit und schwören hoch und heilig, dass wir diesen Text höchstselbst fabriziert haben!

Maja Räger wird auf der Tagung Interne Kommunikation am 21. Juni in Düsseldorf über den hybriden Jahresauftakt bei bonprix berichten. Seien Sie dabei!

Maja Räger ist Teamleiterin Interne Kommunikation bei bonprix, einer internationalen Fashion Brand mit Sitz in Hamburg. Ihre umfangreiche Erfahrung in strategischer Kommunikation hat Maja in verschiedenen leitenden Positionen in der Unternehmenskommunikation entwickelt. Sie ist bekannt für ihre kreative und pragmatische Herangehensweise an komplexe Themen.

Marleen Kort ist Referentin Unternehmenskommunikation bei bonprix, einer internationalen Fashion Brand mit Sitz in Hamburg. Marleen ist bei bonprix für Pressearbeit und LinkedIn ebenso zuständig wie für die Interne Kommunikation, wo sie neben Herzensthemen wie Diversity und Nachhaltigkeit auch ihrer Leidenschaft am Mikro und vor der Kamera nachgeht.