17. Jul 2023

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Künstliche Intelligenz in der internen Kommunikation: Ein Leitfaden für Unternehmensverantwortliche

Beyond

Künstliche Intelligenz (KI) ist ein Begriff, der in der heutigen Geschäftswelt allgegenwärtig ist. Von der Automatisierung von Prozessen bis hin zur Verbesserung der Kundenerfahrung – KI hat das Potenzial, nahezu jeden Aspekt der Unternehmensführung zu revolutionieren. Doch wie wirkt sich KI auf die interne Kommunikation aus und welche Rolle kann sie dabei spielen, die Effizienz und Effektivität der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu verbessern? Dieser Artikel beleuchtet die Bedeutung von KI für die interne Kommunikation und bietet konkrete Handlungsempfehlungen für Unternehmensverantwortliche.

KI und interne Kommunikation: Eine Übersicht

Die interne Kommunikation ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Sie fördert die Zusammenarbeit, verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und trägt zur Schaffung einer positiven Unternehmenskultur bei. Mit der Einführung von KI in die interne Kommunikation eröffnen sich neue Möglichkeiten zur Verbesserung und Effizienzsteigerung dieser Prozesse.

Doch die KI braucht den Menschen. Oliver Chaudhuri von HIRSCHTEC betonte im Rahmen eines Webinars am 14. Juni 2023 mit Blick auf generative KI-Modelle: „Es werden Assistenten, es werden Begleiter, sie werden unsere Arbeit unterstützen, aber wir werden nicht von ihnen übernommen, überrollt und sie diktieren uns Agenda, Themen und Umsetzungsplan.“ Die Stärke, die KI zum Durchbruch verhelfen dürfte, liegt dabei in der Einfachheit, denn man braucht kein IT-Profi zu sein, um die KI zu bedienen. „Wenn etwas kompliziert ist, setzt es sich in der Regel nicht durch“, sagte Maja Räger von bonprix im Rahmen des Webinars. Sie ist überzeugt: „ChatGPT und Co. – das ist so einfach in der Bedienung, darum nutzt es auch jede*r unabhängig vom beruflichen Umfeld gerne und deshalb wird es sich durchsetzen“.

Handlungsempfehlungen für Unternehmensverantwortliche

Auf Basis des Austauschs in unserem Webinar zum Thema KI (Aufzeichnung verfügbar im Rahmen des BEYOND Abo Pro/Premium) sollten Kommunikationsverantwortliche mit Blicke auf die neue KI-Technologie folgende Schritte unternehmen:

1. Fachwissen aufbauen: Die Welt der Künstlichen Intelligenz ist komplex und ständig in Bewegung. Es ist daher unerlässlich, dass Unternehmensverantwortliche sich kontinuierlich weiterbilden und auf dem Laufenden bleiben. Dies umfasst nicht nur technisches Wissen, sondern auch ein Verständnis dafür, wie KI in verschiedenen Kontexten eingesetzt werden kann, welche ethischen Überlegungen zu berücksichtigen sind und wie KI die Arbeitswelt verändert.
   
2. KI-Tools testen: Es gibt eine Vielzahl von KI-Tools auf dem Markt und es ist wichtig, dass Unternehmen diese Tools testen, um herauszufinden, welche am besten zu ihren spezifischen Bedürfnissen passen. Dies kann durch Pilotprojekte, Experimente und kontinuierliches Feedback der Mitarbeitenden geschehen. Es ist zudem wichtig, die Qualität der von den Tools erzeugten Ergebnisse zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
   
3. Datenschutz gewährleisten: Datenschutz ist ein zentrales Anliegen bei der Nutzung von KI-Tools. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Datenschutzgesetze und -bestimmungen einhalten und dass sie geeignete Maßnahmen zum Schutz der persönlichen Daten ihrer Mitarbeitenden ergreifen. Dies kann durch die Implementierung von Datenschutzrichtlinien, die Schulung der Mitarbeitenden in Bezug auf Datenschutz und die Verwendung von KI-Tools, die Datenschutzstandards einhalten, erreicht werden.
   
4. Mitarbeitende auf KI vorbereiten: Die Einführung von KI in der internen Kommunikation kann zu Veränderungen in der Arbeitsweise der Mitarbeitenden führen. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf diese Veränderungen vorbereiten und sie in den Prozess der Implementierung von KI einbeziehen. Dies kann durch Schulungen, Workshops und regelmäßige Kommunikation über Vorteile und Herausforderungen der KI erreicht werden.
   
5. KI als Unterstützung sehen: KI sollte nicht als Ersatz für menschliche Arbeit gesehen werden, sondern als Werkzeug, das die Arbeit der Mitarbeitenden unterstützt und verbessert. Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, wie KI dazu beitragen kann, die Effizienz zu steigern, die Arbeitsbelastung zu reduzieren und bessere Ergebnisse zu erzielen, anstatt sie als Bedrohung für die Arbeitsplätze zu sehen.
   
6. Offen für neue Technologien sein: Die Technologie entwickelt sich ständig weiter. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen offen für neue Technologien sind und die Bereitschaft zeigen, diese zu adaptieren. Dies bedeutet, dass sie bereit sein sollten, neue KI-Tools zu testen, neue Anwendungsfälle zu erkunden und ihre Strategien und Prozesse anzupassen, um die Vorteile der neuesten technologischen Entwicklungen zu nutzen.

Praktische Anwendung von KI in der internen Kommunikation

Um die theoretischen Aspekte der KI in der internen Kommunikation zu veranschaulichen, lassen sich folgende konkrete Beispiele betrachten, die in der Praxis Anwendung finden.

Ein Beispiel ist die Verwendung von KI-Tools zur Verbesserung von Videos. Im Webinar wurde u.a. über das Tool „Check sub“ gesprochen, das zur Transkription und Übersetzung von Videos verwendet werden kann. Dieses Tool kann besonders nützlich sein, wenn Videos in verschiedenen Sprachen bereitgestellt werden müssen. Obwohl die künstliche Stimme, die das Tool erzeugt, noch Verbesserungen benötigt, bietet es dennoch einen erheblichen Mehrwert, insbesondere, wenn ein Großteil der Belegschaft eine andere Sprache spricht.

Auch zur Automatisierung von Kommunikationsprozessen kann KI eingesetzt werden. Ein Beispiel dafür ist die Verwendung der Microsoft Power Platform, um Workflows zu erstellen und papiergebundene Prozesse abzubilden. Dies kann die Effizienz steigern und die Arbeitsbelastung für die Mitarbeitenden reduzieren.

Ein weiteres klassisches Anwendungsbeispiel ist die Verbesserung der Content-Erstellung. Tools wie ChatGPT können dabei helfen, hochwertige Inhalte zu erstellen, die auf die Bedürfnisse des Publikums zugeschnitten sind. Darüber hinaus können KI-Tools auch zur Verbesserung und Verfeinerung bereits erstellter Inhalte eingesetzt werden.

Außerdem kann KI einfach als Werkzeug zur Unterstützung bei der Ideenfindung und Inspiration eingesetzt werden. Durch die Analyse von Daten und Trends kann die KI wertvolle Einblicke liefern, die zur Entwicklung neuer Ideen und Strategien beitragen können. Dies kann besonders nützlich in der internen Kommunikation sein, wo es wichtig ist, ständig neue und innovative Wege zu finden, um die Mitarbeitenden zu erreichen und zu engagieren.

Ein weiteres Beispiel ist die Verwendung von KI zur Analyse von Mitarbeiterfeedback. Durch die Analyse dieses Feedbacks können Unternehmen wertvolle Einblicke gewinnen und ihre interne Kommunikation verbessern.

Fazit

Die KI bietet ein enormes Potenzial zur Verbesserung der internen Kommunikation. Sie kann nicht nur dazu beitragen, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren, sondern auch neue Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens eröffnen.

Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen einen pragmatischen Ansatz zur Implementierung von KI verfolgen. Dies bedeutet, dass sie zunächst ein grundlegendes Verständnis von KI und den damit verbundenen Technologien entwickeln und dann verschiedene KI-Tools testen sollten, um herauszufinden, welche am besten zu ihren spezifischen Bedürfnissen passen.

Darüber hinaus sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten und ihre Mitarbeitenden auf die Nutzung von KI vorbereiten. Letztendlich sollte KI als Unterstützung und nicht als Ersatz für menschliche Arbeit gesehen werden.

Die KI ist hier, um zu bleiben und sie wird zweifellos weiterhin einen erheblichen Einfluss auf die interne Kommunikation haben. Daher ist es für Unternehmensverantwortliche unerlässlich, sich mit dieser Technologie vertraut zu machen und zu lernen, wie sie am besten genutzt werden kann, um die interne Kommunikation zu verbessern und letztendlich den Erfolg des Unternehmens zu steigern.

Weitere Empfehlungen und weniger bekannte Tipps, um ChatGPT effektiv nutzen zu können, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengetragen.

Die Aufzeichnung der Web-Session „Künstliche Intelligenz in der internen Kommunikation – Vom Hype zur Strategie“ sowie weitere Aufzeichnungen finden Sie in unserem Abo-Bereich.