Digitale Transformation
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Let’s talk tech in 2024

Wir sind alle fasziniert von künstlicher Intelligenz und Kommunikation. Gespräche über die Entwicklungen in diesem Bereich dominieren im Internet, aber manchmal denke ich, wir vergessen die Menschen. Interne Kommunikator*innen befinden sich in der interessanten Lage, dass sie sich nicht nur mit den verschiedenen Zweigen der KI vertraut machen müssen – von der Prozessautomatisierung bis hin zur generativen KI – sondern, dass wir auch eine wichtige Rolle dabei spielen, unsere Mitarbeiter mit KI vertraut zu machen. Um erfolgreich zu sein, müssen wir noch enger mit unseren IT- und Digitalexpertinnen sowie unseren HR-Teams zusammenarbeiten. Was die Technik betrifft, so müssen wir in diesem Jahr aussortieren, die Arbeitsweise unserer internen Kommunikationsteams überdenken und Kolleg*innen mit der Technik versorgen, die sie jetzt brauchen.

Welches Spielzeug sortieren wir aus?

Während der Pandemie haben wir neue Kanäle eingeführt und unseren Mitarbeiter*innen mehr Möglichkeiten gegeben, untereinander zu kommunizieren. Unsere neue Aufgabe: Kanäle zu optimieren und zu verschlanken.

Es ist fast so, als hätten wir zu Weihnachten neue Spielsachen ausgepackt, sie aus den Schachteln geholt und überall im Raum verteilt. Stränge von Bändern, Geschenkpapier und einige Spielzeuge. Jetzt müssen wir uns überlegen, womit wir eigentlich spielen wollen, und das ist gar nicht so einfach. Wir räumen Überflüssiges auf, sortieren, was wir benutzen wollen, geben altes Spielzeug weg, das wir nicht mehr brauchen, und machen uns an die Arbeit, ein aufgeräumtes Zimmer zu haben.

Aus all meinen Gesprächen mit IK-Expert*innen aus Australien und Amerika, Spanien und Deutschland weiß ich, dass eine Hauptvoraussetzung ist, dass unsere Führungskräfte die Grundlagen der Kommunikationstheorie verstehen, damit wir ihnen helfen können, die richtigen Entscheidungen bei der Kommunikation innerhalb ihrer Organisation zu treffen.

Letztes Jahr hatte eine Organisation, mit der ich zusammenarbeitete, nicht nur zwei verschiedene Videokonferenzplattformen, sondern auch eine Vielzahl unterschiedlicher Chat-Kanäle und Dokumentenspeicheroptionen. Für die Mitarbeitenden war das sehr verwirrend, da sie nie wussten, wo sie Informationen finden oder wo sie mit jemandem kommuniziert hatten.

Eine einfache Kanalmatrix hilft, wie auch im vorausgehenden Fall, Ihrem Team zu erklären, welche Tools sie wann nutzen sollten.

Vorgehensweisen überdenken

Denken Sie genau JETZT darüber nach, was möglich sein könnte:
Welche Rolle könnte Ihr internes Kommunikationsteam in Ihrer Organisation einnehmen? Welche Fähigkeiten könnten Sie brauchen? Wie könnten Sie Ihre Arbeitsabläufe umgestalten, um die Vorteile neuer Funktionen zu nutzen, die jetzt zur Verfügung stehen? Was ist derzeit verfügbar und welche Technologie könnte für Ihr Team hilfreich sein?

Einige meiner Kunden haben bereits im letzten Jahr begonnen, mit ihren Kommunikationsteams Sitzungen zu den Grundlagen der KI durchzuführen. In den Workshops habe ich mich unter anderem darauf konzentriert, die Teammitglieder zu ermutigen, ihre persönlichen Erfahrungen mit dem Einsatz verschiedener KI-Tools zu teilen. Mich hat immer wieder überrascht, wie unterschiedlich der persönliche Umgang mit der Technik ausfällt. Einige hatten bereits ausgefeilte Automatisierungs- und Datenanalyse- oder Sprachübersetzungsmodule für ihre Kommunikation implementiert, während andere Angst davor hatten, irgendetwas über die Generierung von Inhalten durch KI zu lernen oder nicht zu wissen, wie sie mit Prompts umgehen sollen. Es handelte sich um Personen aus derselben Organisation, aber aus verschiedenen Kommunikationsteams. Mitarbeiter*innen zu helfen, über ihre Erfahrungen zu sprechen und sich auszutauschen, ist ein großartiger Anfang und gibt ihnen die Erlaubnis, sich auszuprobieren.

Kolleg*innen die Angst vor KI-Tools nehmen

In einem Buchkapitel, das ich letztes Jahr zusammen mit Matthew Lequick geschrieben habe, habe ich dargelegt, wie wir die Menschen in unserer Organisation bei der Einführung von KI-Tools unterstützen können, zumal Angst ein großes Hindernis für die Einführung ist. Aber es geht nicht nur um KI. Leider habe ich im Laufe der Jahre immer wieder erlebt, wie Unternehmen Technologie kaufen und die Einführung völlig verpassen. Das ist so, als hätte man ein schickes Auto in der Garage und würde es nie benutzen.

Letztes Jahr gab es eine erschreckende Statistik von Swoop, wonach 76 % der Nutzer*innen von Microsoft Teams die Funktionen zur Zusammenarbeit nicht verwenden. Ich kann dies leider bestätigen. Ich habe zum Beispiel mit Mitarbeitenden eines weltweit tätigen Luxusgüterherstellers gesprochen, die Teams seit über einem Jahr nutzen. Ich erinnere mich an eine leitende Angestellte, die sagte, ihr Bereich nutze es nur für Videoanrufe, weil sie nicht wüssten, wie man die übrigen Funktionen von Teams nutzt. Die Vertriebsmitarbeiter schickten sich gegenseitig PDF-Produktaktualisierungen per E-Mail – und vergaßen dabei völlig, wie viel einfacher die Arbeit für sie gewesen wäre, wenn sie die Plattform in vollem Umfang genutzt hätten.

Kampagnen zur Technologieeinführung können einige Monate bis manchmal Jahre dauern. Ich empfehle immer, während des gesamten Prozesses eng mit den wichtigsten Interessengruppen zusammenzuarbeiten, einschließlich der Experten für Lernen und Entwicklung. Wenn ein Veränderungsprogramm nicht von Anfang an die richtige Unterstützung auf Unternehmens- und Führungsebene erhält, ist es leider zum Scheitern verurteilt.
Das Risiko bei der Einführung von Technologien besteht darin, dass es eine enorme technologische Ungleichheit gibt, nicht nur in Bezug auf die Technologien, die Unternehmen ihren Mitarbeitern*innen anbieten, sondern auch in Bezug auf deren Fähigkeiten und Weiterentwicklungsmöglichkeiten.

Konzentration auf das Wesentliche

Vermeiden Sie zu Beginn des neuen Jahres das Gefühl von FOMO, das sich einstellt, wenn alle mit viel Lärm über die neuen Spielzeuge reden, mit denen sie spielen. Bringen Sie bei sich selbst Ordnung ins Spiel. Wir alle müssen in diesem Jahr handeln, um nicht noch weiter zurückzufallen. Die Kunst besteht darin, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig für den Erfolg von Ihnen und Ihrem Team ist.

Quellen: Zytnik, M. A., & Lequick, M. (2003). Getting colleagues comfortable with AI: A human-centered approach to technology in organizations. In A. Adi (Ed.), Artificial Intelligence in Public Relations and Communications: cases, reflections, and predictions (pp. 73–82). Quadriga University of Applied Sciences, Berlin. https://www.quadriga-hochschule.com/app/uploads/2023/09/QHS_Artificial_Intelligence_in_Public_Relations__Communications_2023.pdf

Monique Zytnik

Monique Zytnik ist Employee Communication Expert und stellvertretende Vorsitzende der IABC EMENA. Ihr Buch “Strategic Internal Communication in an Age of Artificial Intelligence” wird im May 2024 bei Business Expert Press erscheinen. https://www.moniquezytnik.com/

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