17. Feb 2021

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Microsoft Viva – 4 Expert*innen bewerten die neue Employee-Experience-Plattform

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Die beschleunigte Digitalisierung der Arbeitswelt hat Microsoft zum Anlass genommen, das Thema Employee Experience durch eine ergänzende Plattformlösung noch weiter in den Fokus zu rücken. Diese Plattform heißt Microsoft Viva. Wir sprachen mit vier Digital-Workplace-Expert*innen und sammelten ihre Antworten auf folgende Fragen:

• Microsoft Viva – was ist das?
• Was wird aus Microsoft Viva werden? 
• Was bedeutet Microsoft Viva für die IK und bestehende Lösungen?

Microsoft Viva – was ist das?

Mit Viva positioniert Microsoft das Kollaborations-Tool Microsoft Teams noch stärker als DIE zentrale Anlaufstelle für Information Worker. Microsoft Viva besteht aus vier verschiedenen Komponenten – Connections, Insights, Topics und Learning. Sie sind jeweils als Aggregationsebenen und Dashboards ausgelegt, die Inhalte aus Microsoft 365 und Drittsystemen ganz einfach im Ökosystem von Microsoft Teams zugänglich machen und die sich über KI-Komponenten automatisch auf den jeweiligen Nutzer bzw. die jeweilige Nutzerin zuschneiden lassen. In der Welt der Intranets ist Viva Connections daher vor allem dann die App der Wahl für Unternehmen, wenn sie SharePoint Online für redaktionelle Nachrichten und Yammer für Social Networking nutzen wollen. Dabei ist Teams ganz klar als Einstieg gedacht, die Rolle einer zentralen, separaten Intranet-Seite tritt in dieser Architektur in den Hintergrund. Gleichzeitig kann über die verschiedenen Apps (Teams, SharePoint, Viva Connections, Yammer) eine besonders hohe Reichweite erzielt werden.

Microsoft Viva stellt die Mitarbeiter*innen in den Mittelpunkt und möchte dazu beitragen die digitale Employee Experience zu verbessern. Für die Unternehmenskommunikation ist gerade der Teil „Connections“ sehr interessant. Er vervollständigt die von uns ohnehin schon erwartete Integration des Intranets in MS Teams. Durch Viva Connections wird Teams die Ebene „Unternehmensweite Kommunikation“ hinzugefügt. Weitere Dienste von Viva sind Lernmöglichkeiten mit Zugang zu E-Learning und Kursen inklusive Lernempfehlungen, Viva Topics mit Zugang zu von KI kuratierten Informationen und Insights, von der KI generierte Erkenntnisse und Empfehlungen zu den persönlichen Arbeitsweisen. Microsoft nutzt dabei den Enterprise Graph und Inhalte aus verschiedenen angeschlossenen Plattformen wie SAP, Servicenow, Linkedin, SuccessFactors und viele mehr.

Viva kümmert sich um mich und meine Employee Experience. Viva soll das persönliche Erleben meines digitalen Arbeitsplatzes positiv beeinflussen. Aktuell sind das die Bereiche: Interessen, Wellbeing, Lernen und Netzwerk. Das heißt, Viva Topics bereitet für mich interessante Inhalte auf, Viva Insights hilft mir, meine Work-Life-Balance zu verbessern, Viva Learning bietet für mich relevante Lerninhalte, und Viva Connections unterstützt mich dabei, mein persönliches Netzwerk zu pflegen und auszubauen.

Meiner Ansicht nach stellt Microsoft mit Viva eine wichtige und richtige Weiche und setzt technische Lösungen in einen noch stärkeren Ich-Bezug, hier die individuelle Employee Experience. Um das Potential von Microsoft Viva für eine bessere Employee Experience aktivieren zu können, braucht es wie auch bereits bei Teams & Co. einen kulturellen Rahmen in Unternehmen, der auch auf allen anderen Ebenen die Kommunikation, die Förderung des Wohlbefindens von Mitarbeitenden sowie den Zugang zu Wissen, Lerninhalten und Unternehmensressourcen will und fördert. Um im Kontext zu bleiben: Es braucht eine übergreifenden Employee Experience Strategie. 

Microsoft möchte dabei mitwirken, die Komplexität und Herausforderungen für Beschäftigte, die sich durch den Trend der Remote-Arbeit eingestellt und durch die Pandemie verstärkt haben, zu bewältigen und bietet mit Microsoft Viva einen ganzheitlichen Lösungsansatz. 

Mit Teams als Einstieg in die tägliche Arbeit und M365 als Fundament setzt Microsoft einen neuen Standard. Teams wird zukünftig der zentrale Zugang für alle Mitarbeiter*innen in den digitalen Arbeitsplatz sein, egal ob über den Rechner gearbeitet wird oder der Zugriff als Firstline Worker mobil erfolgt.

Mit der neuen Employee Experience Plattform und den vier nativen Teams-Apps Connections, Insights, Topics und Learning stellt Microsoft die Mitarbeitenden und deren Bedürfnisse mit den Schwerpunkten Arbeit, Wohlbefinden, Wissen und Lernen in den Fokus der Entwicklung. Dabei greift Viva auch auf die Nutzerdaten und KI zurück, um für jede Mitarbeiter*in die passenden Informationen und Ergebnisse bereitzustellen.

Was wird aus Microsoft Viva werden?

Interessant ist, dass das Thema Suche mit Viva Topics und Insights eine ganz andere Dynamik gewinnt. KI – und damit einhergehend die Ausspielung von Empfehlungen je nach Nutzerverhalten – scheint die neue Rolle einer Enterprise Search zu übernehmen.

Was auch spannend ist: Mit der ebenfalls neu angekündigten App Bulletins wird zusätzlich das Thema Newsfeed integriert in Teams angeboten. Damit ist die Komplexität und Vielfalt der möglichen Ansätze für Unternehmen auf der Ebene der einzelnen Tools zwar reduziert worden, da diese vermutlich sehr leicht und schnell im ausgelieferten Standard nutzbar sind. Allerdings stellt sich nun für viele die Frage: Welches Tool verwende ich denn jetzt für welches Szenario? Und wie orchestriere ich die Apps und Feeds aus Inhalts- und Nutzersicht?

Aus unserer Sicht zielt Viva darauf ab, aus bestehenden M365 Werkzeugen eine in sich geschlossene, logische und intuitiv bedienbare Lösung für die Bewältigung des Arbeitsalltags bereitzustellen – angereichert mit jeder Menge Personalisierung und künstlicher Intelligenz.

Mit der Idee der Zusammenführung bestehender Tools zu einem Digital Workplace Hub schließt Microsoft damit – endlich – eine bestehende Lücke der 365-Suite. Es ist eine Reaktion auf die hohe Nachfrage nach einer all-in-one Mitarbeiter-App, die sämtliche Aktivitäten rund um den Informations- und Kommunikationsbedürfnis der Mitarbeiter*innen zusammenführt. Nach unserer Ansicht wird diesem Ansatz definitiv die Zukunft gehören und ist eigentlich längst überfällig gewesen. Jedoch bleiben Fragen offen, die über den künftigen Erfolg von Viva entscheiden werden: 

• Wie intelligent/hilfreich werden die integrierten KI-Algorithmen wirklich sein? Bringen diese wirklich einen Mehrwert für die Mitarbeiter*innen und das Unternehmen? Oder endet das Ganze wie der seinerzeit berühmt-berüchtigte „Karl-Klammer“: Gut gemeint, aber schließlich mehr nervig als hilfreich.
• Werden die Unternehmen bereit sein, für eine Lösung zusätzliche Lizenzgebühren für etwas zu zahlen, die eigentlich nur alter Wein in neuen Schläuchen ist?
• Wie werden die Hersteller von Mitarbeiter-Apps darauf reagieren? Schaffen sie es einen Mehrwert ihrer Produkte im Vergleich zu Viva zu liefern?

Bisher ist Viva noch nicht gelauncht bzw. gibt es nur einzelne Module im Pre-Release. Daher kann ich nur vermuten, wie sich diese Plattform positioniert und weiterentwickelt. Grundsätzlich habe ich den Eindruck, dass Microsoft mit Viva bereits bestehenden Anwendungen einen neuen Bezugsrahmen geben möchte und diese durch weitere Elemente ergänzt. Mit Viva lenkt Microsoft die Diskussion auffällig deutlich hin zum Thema Employee Experience, also mein Erleben meiner Arbeit in meinem Unternehmen etc.

Das tut sicher dem Marketing gut, aber auch der Achtsamkeit, die es rund um das Thema Employee Experience braucht: Technologie ist ein wichtiger Bestandteil – wie sie jedoch eingesetzt und genutzt wird, steht auf einem ganz anderen Blatt. Denn auch weiterhin braucht es Bewusstsein, Willen und Ziele, die losgelöst von Technologie die eigene unternehmerische Vision, Werte und Kultur beschreiben. Tools und Plattformen wie auch Viva können im Rahmen ihrer Möglichkeiten vortrefflich dabei helfen, eine Employee Experience Strategie umzusetzen, aber sie ersetzen die eigentlichen Bemühungen nicht.

Microsoft will mit Viva ein neues, erweitertes Verständnis von digitaler Arbeit schaffen. Der Ansatz  „Teams First“ ist dabei sicher der richtige Schritt und die logische Konsequenz aus der derzeitigen, von äußeren Einflüssen getriebenen Diskussion und den daraus gewonnenen Erkenntnissen. 

Die große Aufgabe für die Zukunft wird sein, die mannigfaltigen Anwendungen – allein Viva mit seinen vier Apps, plus zwei weiteren angekündigten Apps zur Steigerung der Produktivität sowie die Vielzahl an Microsoft-unabhängigen Optionen – in Teams zu platzieren und den Zugang für die Nutzer*innen intuitiv zu gestalten. Sollte Microsoft dazu keine passende Strategie haben, wird Teams möglicherweise zu einem „App-Monster“ für die User*innen und die Chancen, Viva als neue Employee Experience Plattform zu platzieren, könnten zu ambitioniert sein.

Es gilt also, Teams als Schweizer Taschenmesser, als Governance-Tool zu sehen, bei dem das Gesamte, aber auch jedes einzelne Modul, eindeutig und klar in der Nutzung und im Zugang sind. Ob und wie Microsoft die Herausforderung meistern wird, bleibt abzuwarten, denn Viva soll 2021 sukzessive ausgerollt werden und eine Beurteilung der Apps – auch im Zusammenspiel – kann erst im Betrieb  „am lebenden Objekt “ erfolgen.

Was bedeutet Microsoft Viva für die IK und bestehende Lösungen?

Ganz klar: Viva bringt viele Vorteile für Unternehmen mit, die Teams bereits sehr intensiv nutzen und auch für einen Großteil der Mitarbeitenden lizensiert haben. Weniger geeignet ist Viva hingegen für Unternehmen, die in Sachen Social Intranet auf andere Plattformen wie z. B. COYO oder Staffbase setzen. Auch lassen sich komplexe internationale Intranet-Architekturen über diese Lösung nur schwer abbilden, die User Experience von SharePoint Online für die Erstellung von Inhalten wird zudem nicht verbessert.

Aus Sicht der IK dürfte Viva durchaus sehr interessant sein: Microsoft begegnet mit Viva der Zersplitterung der Kommunikations- und Zusammenarbeitswerkzeuge von weitestgehend unabhängigen, für sich stehende Einzeltools. Das hat zu der Situation geführt, dass die Mitarbeiter*innen ihren Alltag fast ausschließlich in ihren Arbeitswerkzeugen wie MS Teams verbrachten und dabei Kommunikationstools wie Yammer oder News-Beiträge immer mehr aus dem Blick verloren haben. Die Unternehmenskommunikation hatte also ein Sichtbarkeits- und Aufmerksamkeitsproblem.

Schon seit längerem versuchte Microsoft dem durch zusätzliche Integrationswerkzeuge zu begegnen. Hierzu zählt z.B. die Yammer-App für Teams, so wie die Möglichkeit per App das Intranet in die Teams-Navigation einzubinden. Doch dabei ist ein vergleichbarer hoher Planungs- und Integrationaufwand zu leisten. Mit Viva erfolgt eine Zusammenführung von Arbeit und Kommunikations-Werkzeugen schon im Standard. Damit verbessert sich sofort auch die Sichtbarkeit verschiedenster Aktivitäten der Unternehmenskommunikation.

Laut Aussage von Microsoft ist die Plattform als offenes und wachsendes Ecosystem gedacht, mit Schnittstellen auch zu externen Anbietern wie Staffbase, LinkedIn und Zoom. Daher ist einer Skalierung zumindest technisch wohl keine Grenze gesetzt. Gehen wir auch davon aus, dass die Viva-Apps leicht integrierbar und anwender*innenfreundlich sind, dann steht einem Nutzen im Sinne der internen Kommunikation meiner Ansicht nach nichts im Wege. Aber Vorsicht, auch hier gilt, was wir allen unseren Kunden raten: Zuerst sollte geklärt werden, welchen konkreten Bedarf das Unternehmen, die interne Kommunikation und die Anwender*innen haben, und dann erst sollte das dafür passende Tool ausgewählt werden.

Für die zunehmende Informationsflut braucht es auch weiterhin menschliche Kurator*innen, die relevante Inhalte sinnvoll verbreiten, Diskussionen am Laufen halten, Feedback einsammeln, auswerten und weiterleiten. Selbst KI-gestützte Wissensangebote, Lerninhalte und Analysen von Viva & Co. brauchen einen äußeren Bezugsrahmen (Business Ziele, Werte, Kultur etc.) und dazu relevante Inhalte. Bereits Social-Intranet-Lösungen wie Yammer & Co. haben diese Entwicklung befördert. Damit auch Viva quasi lebendig wird und gewisse Funktionen automatisiert im Sinne einer besseren Employee Experience sinnvoll für mich übernehmen kann, muss Viva befüllt, vernetzt, trainiert und benutzt werden – da gibt es meiner Ansicht nach viel zu tun, auch für die IK.

Jedes Unternehmen, egal welcher Größe, sollte sich die Möglichkeiten von Microsoft Viva genau anschauen, mit den derzeitigen eingesetzten Lösungen abgleichen und bewerten sowie auf die eigene digitale Strategie hin prüfen und bei Bedarf entsprechend handeln.

Sicherlich bietet Viva viele und vor allem neue Ansätze für den Ausbau des digitalen Arbeitsplatzes. Gerade die Erreichbarkeit der Benutzergruppe Firstline Worker bietet der internen Kommunikation ein erweitertes, bisher oft über improvisierte Lösungen bespieltes Tätigkeitsfeld, das bedient werden will. Zugleich sollte die Erhebung von Nutzerdaten immer auch den Datenschutz- und Betriebsratsvereinbarungen entsprechen.

Wichtig ist, dass nicht die technologische Machbarkeit der Treiber ist, sondern die Technologie als Chance genutzt wird, um den Wandel im Unternehmen voranzutreiben. Auch wenn durch die Pandemie bedingt die gesamte Arbeitskultur spätestens jetzt im Umbruch ist und sich das Verhalten der Mitarbeiter*innen den Umständen bereits angepasst hat, müssen mit jedem Change im Unternehmen die Mitarbeitenden motiviert, befähigt und begleitet werden, um Veränderungen auch nachhaltig zum Erfolg zu bringen. Gehen Sie daher in nachvollziehbaren Schritten vor. Wenn Sie bereits ein Intranet auf SharePoint-Basis haben, so wäre dies möglicherweise der erste Schritt, Viva Connections als erstes Modul aus der Viva-Familie in ihrem Unternehmen zu etablieren. Denken Sie darüber nach, denn Technologie macht erst durch die Akzeptanz und Nutzung der User Sinn.