Toolbox-Kolumne, Teil 11: Tools für die interne Kommunikation besser auswählen
Kolumne „Toolbox“ von Ulrike Führmann
Haben Sie eine Lieblingsmethode für die Arbeit in der internen Kommunikation? Fällt Ihnen die Antwort schwer? Kein Wunder: Es gibt eine Vielzahl an Tools. Und persönliche Vorlieben für die Auswahl sind gut, aber für den richtigen Einsatz brauchen Sie mehr als eine Präferenz. Einige Überlegungen helfen Ihnen bei der richtigen Auswahl. Und darum geht es heute in diesem Beitrag.
Wozu sind Tools überhaupt gut?
Hilfreich ist es, sich immer wieder klar zu machen, dass Tools als Werkzeuge uns die Arbeit erleichtern sollen. Sie sind Strukturierungshilfen für unsere Denkprozesse. Mit ihrer Hilfe können wir Aufgaben Schritt für Schritt, differenzierter oder fokussierter durchdenken. Eine Stakeholderanalyse hilft zum Beispiel dabei, den Bedarf der Bezugsgruppen zu clustern. So können Botschaften genau auf diese Bedürfnisse abgestimmt und formuliert werden. Das verschafft mehr Aufmerksamkeit.
Tools unterstützen auch dabei, Entscheidungen nachvollziehbar zu begründen. Das ist sinnvoll bei zeit- und ressourcenintensiven Projekten. So können Sie z. B. mit einer Auswirkungsanalyse begründen, wieso die Einführung einer Mitarbeiter-App Sinn macht.
Drei Aspekte für die Auswahl
Tools sind also Denk- und Entscheidungshilfen. Sie können dem Zeitgeist entsprechen und Spaß machen. Wichtig ist aber vor allem, dass sie nützlich sind. Dafür sind drei Aspekte hilfreich:
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Fragestellung und Zielsetzung
Wobei soll die Methode überhaupt helfen? Überlegen Sie, welches Problem oder welche Aufgabenstellung Sie lösen oder bearbeiten wollen. Und ist Ihnen auch klar, was Sie gerade brauchen: Geht es um eine Moderationsprozess, um Handlungsmöglichkeiten zu entwickeln. Oder geht es darum, die bestmögliche Entscheidung zu treffen?
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Vorlieben der Teilnehmenden
Falls Sie sich im Team oder in einer Workshopsituation befinden: Achten Sie darauf, mit welchem Tool Ihre Teilnehmenden am besten arbeiten können. Lassen Sie sich ruhig von neuen Tools inspirieren, z. B. von Lego Serious Play®, was wirklich Spaß macht. Vielleicht finden Sie und Ihre Teilnehmenden Legosteine aber doch nicht so haptisch und in Corona-Zeiten wegen der Desinfektion sogar etwas lästig. Manche Teilnehmende schreiben oder zeichnen lieber. Oder wechseln lieber in die Perspektive der Bezugsgruppe durch ein Rollenspiel.
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Anschlussfähigkeit
Ein Tool macht nur dann Sinn, wenn klar ist, wie mit den Arbeitsergebnissen weitergearbeitet wird. Im Vorfeld sollten Sie klären, wer die Entscheidung über nächste Schritte trifft. Die Teilnehmenden? Die Führungskraft? Gut ist es auch zu prüfen, ob genügend Zeit und Ressourcen zur späteren Umsetzung zur Verfügung stehen. So ist es zum Beispiel möglich, mit einem Design-Thinking-Workshop viele Möglichkeiten einer neuen Besprechungsstruktur zu erarbeiten. Klar muss aber sein, wer das letzte Wort hat, wie mit diesen Möglichkeiten umgegangen wird und ob Sie ausreichend Zeit für die Umsetzung haben.
Spaß ist erlaubt
Ein Tool für die richtige Fragestellung, das die Vorlieben der Teilnehmenden trifft und auch anschlussfähig und umsetzbar ist, ist fast ein Selbstläufer. Es macht zudem Spaß. Etwas Vorüberlegungen können sich also lohnen. Viel Erfolg!
PS: Im 3. Modul „Veränderungskommunikation“ des Intensivkurses „Interne Kommunikation“ arbeiten wir natürlich auch mit Tools, vor allem aus dem Kommunikationsmanagement und der Organisationsentwicklung. Sind Sie dabei?
Ulrike Führmann
Ulrike Führmann berät und begleitet Unternehmen und Organisationen auf ihrem Weg zu einer wirkungs- und sinnvollen internen Kommunikation, zur Veränderungs- und Teamkommunikation sowie zur Organisationskultur. Sie ist zertifizierte PR- und Change-Managerin, systemische Organisationsentwicklerin (SG) und systemische Supervisorin und Coach (DGSv/SG). Für den INKOMETA-Award für erfolgreiche interne Kommunikation sitzt sie in der Finaljury. Zusammen mit Klaus Schmidbauer hat sie die Praxisbücher „Interne Kommunikation mit Weitblick“ und „Wie kommt System in die interne Kommunikation?“ veröffentlicht. Regelmäßig schreibt sie auf ihrem IK-Blog zu Trends und Themen der internen Kommunikation.
