An was denkt der Gründer eines Startups am Gründungstag seines neuen Unternehmens? Nun, mit Sicherheit nicht, wie er die interne Kommunikation einmal organisieren wird. Und genauso war es auch bei uns. Ein Erfahrungsbericht von Manuel Conrad, Geschäftsführer von Merkurist, zur Frage, was zu tun ist, wenn die interne Kommunikation außer Kontrolle gerät.

Zu Dritt wollten wir mit Merkurist den Journalismus revolutionieren, wir wollten den Menschen zeigen, was wir drauf haben. Wir arbeiteten Tag und Nacht, wir verstanden uns mal besser, mal schlechter, in aller Regel aber gut. Wir zogen an einem Strang, jeder von uns wusste, wo die Stärken und Schwächen des anderen waren und wir vertrauten einander zu hundert Prozent. Die interne Kommunikation zwischen uns lief reibungslos: direkt, Face-to-Face, am Tag und in der Nacht. Dann wuchsen wir, wir stellten neue Mitarbeiter ein und mieteten ein größeres Büro an.

Expansion mit Folgen: interne Kommunikation außer Kontrolle

Wir wurden erfolgreich. In kürzester Zeit waren wir das hippste Internet-Ding, was die Stadt Mainz zu bieten hatte. Also expandierten wir, stellten noch mehr neue Mitarbeiter ein, eröffneten neue Standorte in Wiesbaden und Frankfurt und waren sicher, alles würde so funktionieren wie bisher. Innerhalb von 18 Monaten wuchsen wir von acht Mitarbeitern auf über 40 und standen, ohne es direkt zu merken, vor ganz neuen Herausforderungen.

Plötzlich gingen Sachen schief, die vorher nie ein Problem darstellten. Kommunikation per Zuruf funktionierte nicht mehr. Die Mitarbeiter an den neuen Standorten fühlten sich nicht mehr richtig einbezogen. Die Vision, die wir mit Merkurist verfolgten, war nicht mehr allen Mitarbeitern wirklich verständlich. Es entwickelte sich Grüppchen, die nicht mehr anfingen, miteinander an der Sache zu arbeiten, sondern man fing an, über Zuständigkeiten zu diskutieren und sich über Kollegen auszulassen. Anstatt offen und direkt miteinander zu sprechen, entstanden Gerüchte im Flurfunk, die die Mitarbeiter verunsicherten. Innerhalb von zwölf Monaten verdoppelte sich der Krankenstand, und nachdem wichtige Mitarbeiter unser Startup verließen, war klar, wir müssen was tun.

Auf die richtige Frage kam es an

Wir als Gründer stellten uns viele Fragen: Wie können wir die interne Kommunikation verbessern? Wie können wir dafür sorgen, dass sich unser Mitarbeiter informiert und abgeholt fühlen? Und was können wir beitragen, dass unsere Mitarbeiter jeden Morgen gerne und motiviert den Weg ins Büro finden?

Unsere Lösung – eine eigene Mitarbeiter-App!

Aus unserem Kernprodukt Merkurist entwickelten wir die Mitarbeiter-App „IK-up!“. Wir wollten unsere Mitarbeiter standortübergreifend informieren, über das, was bei uns im Unternehmen passiert. Wir wollten sie besser einbeziehen und ihnen die Möglichkeit geben, selbst Themen und Ideen anzuregen. Wir wollten mehr Nähe und Transparenz schaffen und besser verstehen, was unsere Mitarbeiter tatsächlich beschäftigt. Gleichzeitig wollten wir unsere Mitarbeiter mehr in die Pflicht nehmen, um eine Verantwortungs-Kultur zu schaffen.

Der Start unserer Mitarbeiter-App „Merkurist Intern“ in 2017 war überwältigend. Wir bekamen sehr positives Feedback. Mit den Tools von „IK-up!“ bekamen wir Einblicke, die uns vorher gar nicht so bewusst waren. Wir bezogen die Mitarbeiter ein, jeder Mitarbeiter konnte selbst Themen für „Merkurist Intern“ anregen und ausarbeiten. Plötzlich hatten wir eine eigene Mitarbeiterzeitung, die vor Leben nur so sprudelte.

Umfragen

Mit Umfragen konnten wir Meinungsbilder unserer Mitarbeiter zu den verschiedensten Themen schnell einfahren. So fanden wir den idealen Termin für die Weihnachtsfeier und erfuhren, dass das neue Logo so gar nicht bei den Mitarbeitern ankam. Also entwickelten wir ein neues, und die Mitarbeiter fanden es gut.

Gewinnspiele

Durch Gewinnspiele förderten wir die Interaktion unserer Mitarbeiter und steigerten die Nutzung der App. Zum Beispiel forderten wir unsere Mitarbeiter auf, einen Werbebanner für unsere Facebook-Kampagnen zu entwickeln. Zehn Mitarbeiter machten mit, dabei entdeckten wir ungeahnte Designer-Talente.

Aus den Abteilungen

Ein Blick hinter die Kulissen gab unseren Kollegen einen Eindruck. was in anderen Abteilungen den Tag über los ist. Der Artikel „Was macht der Vertrieb eigentlich den ganzen Tag“ war der Auftakt zu einer Artikelserie, die durch unser Unternehmen führte und den Mitarbeitern offenbarte, was links und recht neben ihnen im Unternehmen passierte.

Aktuelles

Neuigkeiten rund um unser Unternehmen wie ein Statusupdate zum Business-Model, oder unsere Teilnahme am Scoopcamp, einer Innovationskonferenz, hielten unsere Mitarbeiter auf dem Laufenden.

Ideen Management

Wir forderten unsere Mitarbeiter auf, Verbesserungsideen auf „Merkurist Intern“ zu posten. Es entstanden ein verbessertes Urlaubs-Planungs-Tool und ein funktionierender Küchendienstplan.

Nützliches

Themen mit direktem Mehrwert für unsere Mitarbeiter steigerten die Interaktionsrate deutlich. Der Artikel „die besten Tipps für die Mittagspause“ wurde zu einem der meistkommentierten und meistgelesenen Artikel.

Durch die Statistiken in „IK-up!“ konnten wir verfolgen, wie gut die Artikel auf „Merkurist Intern“ bei den Mitarbeitern ankamen. So konnten wir für die richtige Mischung an Themen sorgen und besser lernen, wie uninteressante Themen zur Datenschutz-Grundverordnung interessanter für die Mitarbeiter aufbereitet werden können.

Was wir mit unserer Mitarbeiter-App erreichten

Mit unserer „IK-up!“ Mitarbeiter-App lösten sich viele Probleme in Luft auf. Wir entwickelten eine moderne Art der Mitarbeiterkommunikation, mit der wir durchschnittlich 85 Prozent unserer Mitarbeiter in der Woche erreichten. Wir verbesserten das Onboarding der neuen Mitarbeiter, die gleich ein Gespür für unsere offen Unternehmenskultur entwickeln konnten, gleichzeitig aber auch über alles, was im Unternehmen passierte, informiert waren. Die Mitarbeiter-App führte generell zu einer offeneren und konstruktiveren Kommunikation.

Innerhalb eines Jahres konnten wir die durchschnittliche Mitarbeiterzufriedenheit um 15 Prozent steigern. Der durchschnittliche Krankenstand verringerte sich um drei Tage pro Mitarbeiter im Jahr. Doch noch viel mehr als diese nackten Zahlen sprach das Feedback der Mitarbeiter in und außerhalb unserer Mitarbeiter-App für den Erfolg dieses Projekts. Wir bekamen so viel positive Resonanz, dass unsere Mitarbeiter-App im täglichen Arbeitsumfeld unserer Mitarbeiter für die meisten kaum mehr wegzudenken war und bis heute ist.

Manuel Conrad gründete nach einer Karriere als Berater in einer renommierten Unternehmensberatung 2014 die Merkurist GmbH, die zu den Vorreitern im Bereich Journalismus- und Medien-Technologien gehört. Seit 2018 hilft Merkurist mit der Kommunikationslösung „IK-up!“ besonders mittelständischen Unternehmen bei der Verbesserung ihrer internen Kommunikation.

 

Bildrechte: Merkurist GmbH

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