Weniger ICH – mehr WIR: Das mobile Intranet der AWO Saarland
Ein Social Intranet ist spätestens seit COVID-19 nichts mehr, was als Alleinstellungsmerkmal durchgeht. Der Ansatz hinter „AWO – Gut zu Wissen“ sehr wohl.
Schon vor der Pandemie und der damit verbunden Homeoffice-Welle in Deutschland hatte die AWO Saarland die inzwischen überall zu spürenden Herausforderungen vor der Brust.
Die meisten der rund 5.200 Mitarbeitenden und 15.000 Mitglieder verfügen nicht über den klassischen Desktop-Arbeitsplatz. Stattdessen sind die Menschen mobil unterwegs: Bei der häuslichen Pflege, in Kinder-, Jugend- und Familienhilfeeinrichtungen, bei der Altenpflege oder bei der Integrationshilfe. Die Pandemie hat zusätzlich noch weitere Kräfte aus dem administrativen Bereich ins Homeoffice verlagert.
Eine offene Kommunikation in alle Richtungen zu ermöglichen, also nicht der reine Informationsfluss von oben nach unten, sondern auch quer durch alle Bereiche und vor allem eine Interaktion untereinander zu ermöglichen und Ideen gemeinsam zu entwickeln, das waren die Gründe für das neue „Gut zu Wissen“ – Intranet plus App, für alle Smartphones, seien sie dienstlich oder privater Natur.
Mit diesem Anspruch ist die AWO Saarland, Träger sozialer Hilfeleistungen mit rund 310 Einrichtungen im Saarland, gemeinsam mit NEOCOSMO und deren Plattform PIIPE Workplace in das Projekt gestartet. Ziel war ein Intranet von und für Mitarbeitende, gemäß dem Motto „Weniger Ich und etwas mehr Wir“. In dem bereits in 2019 gestarteten Projekt wurde besonderer Wert darauf gelegt, dass die Lösung nicht nur für alle optisch ansprechend gestaltet wird, sondern auch, dass das sensible Thema Datenschutz nicht zu kurz kommt.
Das ausgeklügelte Rechtemanagement von „Gut zu Wissen“ ermöglicht, zielgruppenspezifische Kommunikation und Datenschutz unter einen Hut zu bringen. Informationen sind nur für entsprechende Gruppen abrufbar und für alle anderen User*innen unsichtbar. In sogenannten Gruppen können sich die Mitarbeitenden asynchron austauschen und gemeinsam Ideen entwickeln.
Eine Besonderheit der AWO ist vor allen Dingen das Thema Video: Rund 30 % der internen Kommunikation läuft per Video, seien es Botschaften der Geschäftsleitung an die Mitarbeitenden zum Umgang mit COVID-19 oder Erklärvideos. „Mit der ‚AWO Gut zu Wissen‘ – App hatten wir glücklicherweise für die Corona-Krise bereits ein Werkzeug an der Hand, um unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erreichen. Da diese überwiegend mit Menschen mobil arbeiten, konnten wir ihnen auf digitalem Weg aktuelles Wissen zum Umgang mit COVID-19 bereitstellen und in den Dialog mit ihnen gehen“, so Jürgen Nieser, Geschäftsführer der AWO Saarland.
Das alles wurde ohne eine feste Projektstruktur möglich: Statt mit starren Projektplänen wurde in jeder Projektphase in agilen Sprints mit Evaluationsrunden unter Einbeziehung des direkten Feedbacks der Mitarbeitenden gearbeitet. So konnten das Nutzerverhalten der User*innen unmittelbar erfasst und Anpassungen vorgenommen werden, was eine enorme Ressourcenersparnis im Projektverlauf und eine gesteigerte Akzeptanz der Lösung zur Folge hatte.
Nach inzwischen zwei Jahren Einsatz und Weiterentwicklung hat sich die App gut etabliert und wird noch lange die Kommunikation innerhalb der AWO Saarland unterstützen.
Melanie Richter ist bei NEOCOSMO im Bereich Consulting und Sales tätig. Als zertifizierte Projektmanagerin mit Erfahrung aus verschiedenen Branchen betreut Sie Kunden bei der Einführung von PIIPE Workplace, einer modernen Social Intranet Plattform mit zugehöriger App für mobile Endgeräte.
