Wie auch Non-Desk-Worker ins digitale Boot kommen: Digitale Collaboration statt reine Mitarbeiter-App
Eigentlich – so wird oft gedacht – ist in Sachen Kommunikation inzwischen alles auf dem Markt, was den Austausch von Informationen einfach, schnell und sicher macht. Auch innerhalb von Unternehmen. Aber: Gerade KMUs mit etwas mehr oder weniger als 50 Mitarbeitenden in den weniger „tech-affinen“ Industrien und Brachen suchen noch nach der für sie passenden Lösung. Das sind zum Beispiel Betriebe im Bereich Hotellerie, Pflege, Logistik, Gastronomie, Produktion, Freizeit und viele mehr. Gemeinsam ist ihnen, dass in der Regel nicht alle Mitarbeitenden eine eigene E-Mail-Adresse oder einen eigenen Schreibtisch haben. In der Praxis sehen wir dort häufig Zettelwirtschaft, Listen, Telefonate, Jour fixe in Präsenz oder andere antiquierte Verfahren – und die Digitalisierung der IK hält nur langsam Einzug. Die Frage ist „Warum?“.
Jetzt sollen auch die Non-Desk-Worker digital aufgerüstet werden
Die Pandemie mit all ihren Konsequenzen hat der Digitalisierung in Deutschland einen echten Schub verliehen, siehe Zoom-Meetings und Homeoffice. Auch mit Blick auf DSGVO-konforme und ganz offizielle Kommunikationskanäle. Plötzlich stellte man fest, dass viele Kolleg*innen weder über einen geschäftlichen E-Mail-Account noch über einen geschäftlichen PC, Laptop oder ein Smartphone verfügen. Wie soll man sie sicher und direkt erreichen? Gerade im Lockdown war es für viele dieser Unternehmen ein Problem, mit den Mitarbeitenden in Kontakt zu bleiben. Jetzt sind die Lockdowns – hoffentlich – vorbei. Die Mitarbeitenden sind wieder unterwegs beim Kunden, arbeiten im Schichtdienst und es ist weiterhin schwer, sie gemeinsam in einem Raum zu versammeln. Nicht selten fühlen sie sich deshalb nur bedingt ins Unternehmensgeschehen und in die Unternehmenskultur eingebunden. Nun, wo die Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen im Homeoffice sowohl technisch klappt als auch als praktikable Alternative akzeptiert wird, werden verstärkt auch die Non-Desk-Worker in den Blick genommen.
Konsequent einfach, übersichtlich und für jeden verständlich
In der Praxis sehen wir, dass die betreffenden Betriebe nicht nur ein modernes, mobiles Intranet oder ein digitales Mitarbeitermagazin suchen, das den sozialen Austausch fördert, sondern eine operative Unterstützung im Alltag, die mehr als nur schlichten Informationsaustausch bietet. Die im Markt gängigen Software-Lösungen sind dabei gefühlt stets von Tech-Leuten für Tech-Leute entwickelt worden. Sie stoßen im konkreten Fall an ihre Grenzen, da wir es mit ganz anderen Benutzer*innen zu tun haben und andere Anforderungen bestehen. Hierbei geht es um ganz einfache Dinge:
Unternehmen möchten etwa Mitarbeitende in bestimmten Empfängerkreisen direkt erreichen können. Dabei wollen sie weder jedem eine E-Mail-Adresse bezahlen, noch wird die E-Mail als der richtige Kanal angesehen. Oft kommt auch die Frage auf, was man Kolleg*innen anbieten kann, die nicht perfekt Deutsch sprechen. Es geht aber auch über das reine Informieren hinaus: Das Büro soll Kolleg*innen unterwegs eine Aufgabe auf eine App senden können, oder auch andersherum. Fragen sollen besprochen werden können, der Status soll für die passenden Kolleg*innen transparent sichtbar und das Ergebnis dokumentiert sein. Individuell passende Berechtigungen für den Zugriff auf verschiedenen Content und individuell abweichende Verantwortlichkeiten sind ein weiteres wichtiges Thema in diesen Unternehmen. Grundvoraussetzung für die Einführung einer Software ist, dass sie „so einfach wie möglich“ ist. Das bedeutet zum einen, dass auch die weniger tech-affinen Mitarbeitenden sie nutzen können, am besten ohne größeren Schulungsaufwand. Zum anderen möchte man keine wochenlangen Vorbereitungen zur Einführung, die zudem auch noch IT-Kolleg*innen benötigt und bindet. Die Geschäftsführung sucht eine Lösung, die einfach ist, direkt ohne großen Voraufwand einen Mehrwert liefert, und ihr den „Überblick“ darüber bietet, was im Unternehmen passiert.
Helmut Harz war Unternehmensberater bei McKinsey in Berlin und führte sein eigenes Unternehmen „clickOn Argentina“ in Buenos Aires mit mehr als hundert Mitarbeitenden, bevor er 2017 Überblick gründete.
