Mit IK die hybride Arbeitswelt gestalten

Die Expert*innen von HIRSCHTEC haben sich für BEYOND mit der Frage befasst, welchen Beitrag IK-Profis leisten können, damit hybride Arbeit noch stärker verankert wird und ihr volles Potenzial entfaltet.

Die Transformation der Arbeitswelt bringt große Herausforderungen mit sich: Nicht nur, dass vielen Organisationen bisher eine klare Roadmap fehlt. Sie müssen sich auch im hart umkämpften Wettbewerb um Talente behaupten und dem veränderten Führungsanspruch jüngerer Generationen gerecht werden. Mehr noch: Sie müssen Mitarbeitende und multilokale Teams in ihrer Eigenverantwortung stärken. Welchen Beitrag können IK-Profis leisten, damit hybride Arbeit noch stärker verankert wird und ihr volles Potenzial entfaltet?

Führungskräfte mobilisieren, Organisationen weiterentwickeln

Die gute Nachricht: In zahlreichen Organisationen sind digitale Instrumente bereits technisch einwandfrei eingeführt. Die weniger gute: Eine systematische Weiterentwicklung des Kommunikationsverhaltens, der Arbeitsabläufe und des Managements findet oft nicht statt. Die Folgen: Menschen beschweren sich über digitale Ineffizienz oder lehnen die neuen Technologien ab. Wie kann die IK hier helfen, Schwellen abzubauen?

Organisation.
Die hybride Arbeitswelt bietet mehr Flexibilität, die ganz unterschiedlich genutzt werden kann. Was sind dabei die Ziele, wie lautet die Roadmap, was für Vorteile sind zu erwarten, was wird es zukünftig weniger oder gar nicht mehr geben? Eine Masterstory kann hierauf eine globale Antwort liefern. Über etablierte Kommunikationskanäle und über neue Formate illustriert die IK die globale Botschaft anhand authentischer und transferfähiger Einzelbeispiele.
Teams und Abteilungen.
Wandel gewinnt an Attraktivität, wenn Vorteile in einem Bezug zum eigenen Handeln stehen. Wandel wird zur eigenen Sache, wenn aussagefähige Führungskräfte widerspruchsfrei die Richtung inklusive der Spielräume aufzeigen, welche die einzelnen Teams, Abteilungen und Bereiche in Workshops weiter ausgestalten. Gerade nach der Pandemie ist es für viele Teams eine Wohltat, in solchen Sessions und inspirierenden Lernreisen Kompetenzen zu erweitern und mit anderen Erfahrungen auszutauschen.
Führungskräfte.
Führungskräfte sollten in einer exklusiven Community die neue Arbeitswelt erfahren. Hier ist der virtuelle Ankerplatz für Support, Rat und Tat. Wandel im Team konkret zu gestalten motiviert, engagiert und bindet – wenn gut geschulte Führungskräfte attraktive und realistische Ziel abstecken. Die IK unterstützt den Wandel und Dialog durch starke Stories, ansprechende Formate, die behutsame Co-Moderation von user-generiertem Content. Sie regt an, nimmt mit, bündelt und verbindet.

Digitale Zusammenarbeit effizient und produktiv halten

Verstärkt flexibel und hybrid arbeiten, das heißt oft: noch mehr digitale Tools zu nutzen. Da sind Stress und Verwirrung schnell programmiert. Die Ziele sind klar: Microsoft Teams & Co. optimal nutzen und mehr Orientierung statt digitalem Chaos. Das sichert den Wissenstransfer und die wirkliche digitale Zusammenarbeit. Was die IK dazu beisteuern kann:

Digitale Tool-Landschaft.
Was? Womit? Wofür? – Diese Schlüssel-Fragen gilt es gemeinsam mit der IT immer wieder konkret zu beantworten. In Wort und Bild, mit nachvollziehbarer Benefit-Story und visualisierter Empfehlung, welches der vorhandenen Kommunikations- und Kollaborations-Tools für welchen Anwendungsfall genutzt werden sollte.
Digitale Resilienz.
Kommunikations-Etiquette, Meeting-Knigge & Co.: Schon wenige Spielregeln für das tägliche hybride Miteinander können viel bewirken. Die Instrumente und Apps des digitalen Arbeitsplatzes bieten eine Vielzahl an Funktionalitäten, um Entschleunigung sicherzustellen (Stummschalten, Ruhezeiten, Ausblenden). Meist sind diese Tricks und Kniffe nur einen Mausklick entfernt – müssen den Mitarbeitenden aber erläutert werden.
Evergreening-Kommunikation.
Cloud-Software wie z. B. Microsoft 365 unterliegt dem permanenten Wandel in puncto Sicherheit, Design und Funktionalitätsumfang (das sogenannte Evergreening). Statt einmaliger „Big-Bang“-Kampagne für den Rollout-Tag verspricht die kleinteilige, aber dauerhafte Kommunikation hierzu (How-to-Nuggets, Info-Happen) mehr Erfolg in der „immergrünen“ hybriden Arbeitsumgebung.

Den Wandel intern kommunizieren und Mitarbeitende bewegen

Für die Transformation in die hybride Arbeitswelt braucht es starke Storys und Content, der emotionalisiert und Employee Engagement stärkt. Da Transformation nur „von innen nach außen“ erfolgreich gelingt, ist eine moderne interne Kommunikation essenziell.

Community Building.
Wie finde ich als Führungskraft oder Mitarbeitender Mitstreiter und Gleichgesinnte für „mein“ Thema? Wie führe ich wertschätzende Dialoge auf Augenhöhe und produziere nutzenstiftende Arbeitsergebnisse? Neben ihrer „eigenen“ Kommunikation als Sender übernimmt die IK zunehmend die Rolle als interner Berater, um andere Menschen dabei zu helfen, trittsicher in virtuellen Gemeinschaften zu agieren. Sich nicht nur off-, sondern auch online zu vernetzen, wird zu einem Skill.
Corporate Influencer.
Agile Arbeitsprinzipien, kollaborative Lernkultur, Redakteursnetzwerke für starke Stories: Es gibt zahlreiche Gründe, warum immer mehr Unternehmen auf Corporate Influencer setzen. Solche Multiplikatoren sind aber keineInhouse Consultants, Organisationsentwickler oder IT-Trainer. Es sind Menschen mit Empathie und Commitment, denen es über ihre eigentliche Tätigkeit hinaus Freude bereitet, anderen eine helfende Hand zu reichen. Dabei können sie jegliche Unterstützung von der IK gebrauchen – z. B. durch Hilfsmaterialien und Tipps und Tricks,wie ihre Erfahrungen und Ergebnisse sicht- und nutzbar machen und wie sie über die vorhandenen Kanäle passgenau kommunizieren können.
Bewegtbild-Strategie.
Wirklich neu ist Bewegtbild in der internen Kommunikation nicht mehr. Dass praktisch ohne technische Vorkenntnisse oder spezielles Equipment via Smartphone hochwertiger Videocontent entstehen kann (z. B. mit cofenster), dagegen schon. Wer nicht bloß die Produktion von ein paar Smartphone-Clips auf mehr Schultern verteilen will, muss Video-Kommunikation ganzheitlich orchestrieren. Und sicherstellen, dass Employee Generated Videos die gleiche überzeugende Corporate Identity verkörpern wie der Gesamtauftritt des Unternehmens, z. B. durch Bewegtbild-Trainings und dem Finden und Formulieren von Stories, die es wert sind, in Videostatements erzählt zu werden.

Hybride Zusammenarbeit in anderen Räumen unterstützen

In einer hybriden Arbeitswelt mit verstärkter digitaler Zusammenarbeit werden Büros mehr und mehr zu einem Ort des kreativen und sozialen Austauschs. Ein neuer Mix der Arbeitsphasen entsteht.

Raumkonzepte.
Workshops zu Raumkonzepten – mitgestaltet durch die IK – sind eine hervorragende Möglichkeit, um Mitarbeitende und Führungskräfte in den Umgestaltungsprozess von Arbeitsumgebungen einzubeziehen. Hierbei wird die Basis für eine neue Teamkultur gelegt.
Meeting-Kultur und Flexdesk-Office.
Wie verhalten wir uns, wenn wir uns verteilt für Besprechungen treffen? Was gehört zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von hybriden Workshops und Teambesprechungen? Und wie kann auch ohne „eigenen“, festen Schreibtisch-Platz weiterhin durch Rituale und digitale Unterstützung Flair im Flex-Office beibehalten werden? Ohne die Mitwirkung der IK kann es auf solche Fragen keine befriedigenden Antworten geben.

Redaktionsmanagement durch Automatisierung vereinfachen

Redaktionskalender, die nach wie vor via Excel-Liste gepflegt werden? Händisches Einpflegen oder Umhieven von Inhalten? Fressen die Steuerung des Kanalmix oder Text-Übersetzungen reichlich Ressourcen und Zeit? Das alles kann in der hybriden Arbeitswelt anders organisiert werden und schafft neue Spielräume, um sich auf Highlight-Content zu fokussieren.

Automatisierung.
Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen ohnehin im Einsatz. Die darin enthaltenen Bausteine der sogenannten Power Platform (z. B. Power Automate, PowerApps) ermöglichen es, Workflows und Prozesse zu automatisieren. IK-Managerinnen und Manager haben dadurch ein starkes Instrument, um ihre redaktionellen Abläufe rund um Kreation, Distribution und Pflege von Content wesentlich effizienter zu gestalten. Microsoft Lists stellt eine leicht zu bedienende Alternative zu lästigen und fehleranfälliger Veröffentlichungsplänen in Excel dar.
Digitaler Newsroom.
Wer als IK-Profi darüber nicht nur eigene Arbeitsroutinen, sondern seine Themen und Kanäle in Summe besser steuern will, setzt auf den digitalen Newsroom (z. B. mit Imory oder Staffbase Communications Control). Hier liegen große Potenziale, interne, externe und Marketingkommunikation thematisch zu verzahnen und dadurch Kapazitäten zu bündeln.

Oliver Chaudhuri ist Member of the Management Board bei HIRSCHTEC. Er unterstützt Unternehmen dabei, Schwellen auf dem Weg zum Digital Workplace durch Kommunikation zu überwinden und den kulturellen Wandel gemeinsam mit den Mitarbeitern erfolgreich zu gestalten.