Die neue Rolle des Intranets im Digitalen Arbeitsplatz. Oder: Wie Wissen in der Organisation fließen kann
Bereits vor 4 Jahren haben wir in diesem Artikel herausgearbeitet, wie sich die interne Kommunikation in Organisationen verändert und welche Potenziale sich für Unternehmen und Mitarbeiter dadurch ergeben.
Nun möchten wir den Blick noch einmal etwas weiten und dazu das große Ganze in den Blick nehmen. Denn:
Was beobachten wir aktuell?
Die tägliche Herausforderung der internen Kommunikation ist heute oft, dass es in einer Organisation viele parallel existierende Systeme und Plattformen gibt, auf denen unterschiedliche Informationen, Kommunikationen, Projektarbeit stattfindet und Mitarbeiter Wissen in irgendeiner Form austauschen. Gleichzeitig müssen Mitarbeiter sich relevante Informationen immer wieder mühselig neu zusammensuchen und ein zentraler Überblick über das „Relevante“ fehlt oft komplett.
So hat Ihr Unternehmen vielleicht ein Enterprise Social Network (ESN), wie Yammer für die Kommunikation im Einsatz. Dann gibt es ein klassisches Intranet, in dem die Unternehmenskommunikation den Mitarbeitern Informationen top-down zur Verfügung stellt. Weiter sind die Mitarbeiter in einzelnen Communities, wie z. B. eine Innovationsplattform unterwegs, um gemeinsam an Themen zu arbeiten. Die virtuelle Projektzusammenarbeit findet zudem auf einer dezidierten Collaboration-Lösung statt. In jeder dieser Plattformen haben Mitarbeiter ein eigenes Nutzerprofil, das es zu pflegen gilt. Gleichzeitig wirbt jede Plattform bei den Mitarbeitern damit, für ihre Anwendung Hauptanlaufstelle sein zu wollen.
Doch wir nehmen wahr, dass in vielen Unternehmen ein zentrales Dashboard für die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation (noch) fehlt. Dabei verstehen wir den digitalen Arbeitsplatz als ein übergreifendes Konzept, das die bisher einzeln und für sich betrachteten Anwendungen und Anwendungsfälle zu einer integrierten Plattform vereint und so die Produktivität der Mitarbeiter auf eine neue Ebene hebt.
Wie könnten Organisationen eine solche zentrale Anlaufstelle für ihre Mitarbeiter gestalten?
Die Zeit, die Mitarbeiter mit kollaborativer Projektarbeit verbringen, macht heute einen signifikanten Teil ihrer Gesamtarbeitszeit aus.
Zunächst will ich daher kurz umreißen, wie teambasierte Projektarbeit in Organisationen typischerweise abläuft: Auf der Arbeitsebene sind Mitarbeiter in mehreren Projektgruppen aktiv und generieren hier fortlaufend Wissen und machen Erfahrungen. Dabei ist es unabhängig, ob die Gestaltung dieser Projektgruppen geschlossen oder öffentlich ist. Die Arbeitsgruppen teilen für die Projektarbeit relevante Informationen: Projektdokumente, Meilensteinpläne oder Projektnotizen, wodurch nützliches (Projekt-)Erfahrungswissen entsteht. Microsoft Teams ist für diese teambasierte Projektarbeit ein ideales Werkzeug.
Kollaborative Projektarbeit allein genügt nicht
Doch die kollaborative Projektarbeit allein oder die Änderung von Berechtigungsstrukturen in Collaborationsplattformen führt noch nicht dazu, dass gewonnenes Projektwissen der gesamten Organisation auch wirklich zur Verfügung steht – vielmehr bedarf es eines aktiven Teilens von Wissen und damit eines Mindsets von Offenheit und dem Willen gemachte Erfahrungen mit seinen Kollegen zu teilen. Ansonsten entstehen wieder nur einzelne Wissensinseln, die ohne Verbindung zum Festland (der Organisation) auf dem offenen Meer schwimmen.
Ziel von Organisationen im Kontext von vernetzten Arbeitsweisen muss es also sein, die Essenz des in der Projektarbeit entstandenen Wissens auf die nächst höhere Ebene (Informationsebene) diffundieren zu lassen. Nur so wird relevantes Wissen in der gesamten Organisation sichtbar und damit für einen größeren Kreis der Mitarbeiter nutzbar. Sei das nun das finale Marketing-Konzeptpapier oder die Best-Practice-Lösung, die für die internationale Projektzusammenarbeit entwickelt wurde.
Dafür benötigen wir sogenannte Schaufenster, welche eben jene wichtigen Informationen und Inhalte aus den jeweiligen Projekten und Teams bündeln. Ob wichtige Ankündigungen, bisherige Projektergebnisse, neue Kollegen in den Teams oder anstehende Termine – diese Informationen sollen Lust auf mehr machen und stellen jeweils nur einen Ausschnitt dessen dar, was auf der operativen Arbeitsebene entsteht. Analog klassischer Schaufenster in den Einkaufsstraßen sollen die wesentlichen „Produkte“ in die Auslage gelegt werden, um so für Themen und Services zu werben.
Neben diesen buttom-up generierten Wissensinhalten reihen sich auch redaktionelle Inhalte eines klassischen Intranets, die top-down, also aus der Organisation an die Mitarbeiter bereitgestellt werden. Diese werden nach dem gleichen Prinzip in Schaufenster gebündelt und letztlich auf Startseiten (Dashbaords) zusammengefasst.
Der internen Kommunikation kommt damit eine neue zentrale Aufgabe zu. Sie wird in der Organisation zum Architekten dieses Schaufensters, das die beiden Plattformen, die Intranetlandschaft (organisationsseitige Inhalte) und die Collaborationlandschaft (nutzerseitige Inhalte) zu einem digitalen Arbeitsplatz zusammenbringen.
Wie Sie die interne Kommunikation in Ihrer Organisation aktiv gestalten können, teile ich am 13. Juni in meinem interaktiven Workshop zum Thema „Die neue Rolle des Intranets im Digitalen Arbeitsplatz? Oder: Wie Wissen in der Organisation fließen kann“. Ich freue mich auf den gemeinsamen Erfahrungsaustausch zu Sprungfedern und Stolpersteine moderner Kommunikation im Unternehmen mit Ihnen.
Dr. Peter Geißler ist Business Line Manager Digital Workplace bei der Communardo Software GmbH. Er berät Kunden bei der Strategie und Einführung und begleitet sie hin zum vernetzten Arbeitsplatz. Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist die Optimierung der internen und organisationsübergreifenden Zusammenarbeit und Kommunikation. Als Herausgeber des Buches „Das vernetzte Unternehmen: Wie der Digital Workplace unsere Zusammenarbeit neu gestaltet“ steht er mit den Themen der Digitalen Transformation in der Öffentlichkeit. Schwerpunkt seiner Dissertation an der TU Dresden war die Herleitung eines wissensorientierten Managementansatzes zur Mobilisierung von Erfahrungswissen.
