Ein Realitätscheck von Anja Wittenberger und Isabelle Schemion

In vielen Unternehmen gehören das klassische Schwarze Brett oder der E-Mail-Verteiler bereits der Vergangenheit an. Das digitale Zeitalter mit seiner steigenden Verfügbarkeit von Informationen hat nicht nur die Kommunikation im Privatleben, sondern ebenso die im Beruf grundlegend verändert. Dank moderner Social Intranets können sich Mitarbeiter heute schnell und übersichtlich mit Informationen versorgen, die für sie wichtig sind.

Social Media macht’s vor

Was durch Twitter und Co im Privaten bereits gang und gebe ist, ist heute auch in Unternehmen nutzbar: Informationen werden themenspezifisch und transparent für viele bereitgestellt. Wer sich dafür interessiert und die Informationen für seinen Arbeitsalltag benötigt, kann sich diese Infos eigenverantwortlich „ziehen“. Jeder kann also selbst entscheiden, was und wann er liest.

Damit lösen Social Intranets und Co Ihre Nutzerversprechen ein:

„Die stärkere Vernetzung von Informationen und eine höhere Transparenz ermöglichen eine selbstgesteuerte Informationsversorgung mittels Pull-Kommunikation.“

Informationen und Menschen sind vernetzter denn je

Früher verkörperte das Intranet eine Quelle zentral erarbeiteter und allgemein verbindlicher Informationen vom Unternehmen an die Mitarbeiter. Flankiert von E-Mail-Kommunikation über Verteiler, Informationsveranstaltungen, Mitarbeiterzeitschrift oder Arbeitsanweisungen wurde der Informationsfluss vom Sender gesteuert (Push-Kommunikation) und der Kommunikationsfluss verlief meistens nur in eine Richtung. Zudem war die Arbeitskommunikation im Rahmen von Prozessen, Projekten oder Themen nicht integriert und lief in parallelen Kanälen.

Heutige Intranets verbinden die Welten von allgemeiner oder themenspezifischer Informationsversorgung mit der der Arbeitskommunikation. Damit dienen sie mehr und mehr dem gemeinsamen Austausch und der integrierten Informations- und Wissensteilung in Arbeitsprozessen. Und es ist menschlicher geworden, da Mitarbeiter ein Gesicht, ein Profil und eine eigene Stimme haben. Damit hat es den Zusatz „Social“ mehr als verdient und vernetzt Menschen optimal mit Informationsflüsse.

Was machen Social Intranets mit unserer Kommunikationskultur?

Es ist klar, dass sich eine solche Entwicklung zwangsläufig auf die interne Unternehmenskommunikation auswirkt. Die Entwicklung hin zum Social Intranet hat ohne Frage große Vorteile für Mitarbeiter wie auch für Unternehmen, jedoch gibt es einige Fallstricke auf dem Weg zur modernen, digitalen Zusammenarbeit. Wir bei AviloX sind mittendrin, ob als täglicher Nutzer oder reflektierender Experte, und haben uns das Nutzerversprechen der „selbstgesteuerten Informationsversorgung mittels Pull-Kommunikation“ einmal genauer angesehen. Unsere Erfahrungen möchten wir in diesem Artikel teilen und zum Thema „von push zu pull“ aus dem Nähkästchen der digitalen AviloX-Kommunikation in unserem Social Intranet (O365/ Yammer) plaudern.

Welche Veränderungen in der Kommunikation haben wir bei AviloX wahrgenommen?

AviloX steht seit jeher für digitale Zusammenarbeit. Unser Social Intranet Yammer ist der Dreh- und Angelpunkt der unternehmensweiten Kommunikation und hat damit die klassische E-Mail-Kommunikation, die wir alle aus vorherigen Unternehmen kannten, nahezu abgelöst. Wir führen komplexe Unterhaltungen transparent entlang eines natürlichen Kommunikationsverlaufs in Yammer und finden dort alle Informationen, die wir für unsere Arbeit benötigen. Themen und Fragestellungen finden die richtigen Adressaten und wir können flexibler und effizienter nützliche Lösungen erarbeiten.

In kontinuierlichen Reflexionen zeigt sich, dass sich unsere Art zu kommunizieren in Yammer mit der Zeit und mit zunehmendem Wachstum verändert:

„Das Nutzerverhalten im Social Intranet passt sich evolutionär an.“

Als noch 5-7 AviloXer zusammenarbeiteten, konnte man ohne weiteres allen Konversationen in Yammer folgen, völlig egal ob man direkt adressiert wurde (push) oder sich in den Themengruppen aktiv (pull) informierte. Beständiges Wachstum führte dazu, dass die Informationsmenge exponentiell wuchs (und wächst), sich die Kommunikationskultur daran anpasste und sich unser Nutzerverhalten damit erkennbar verändert hat: Wo früher auch im Pull-Verfahren alle Neuigkeiten überblickt und registriert wurden, können heute in der Masse an Informationen nicht-direkt-adressierte Nachrichten untergehen. Um sicherzugehen, dass also alle relevanten Personen „meine Nachricht“ lesen, adressiere ich plötzlich doch wieder mehr Personen direkt. (@push)

Was ist denn nun mit mehr PULL – weniger PUSH?

Realitätscheck: Die CC-Kultur der E-Mail schleicht sich durch die Hintertür wieder ein

Was passiert für mich als Nutzer? Man kann dies gut mit Twitter vergleichen: folge ich nur 3 Twitterern ist mein Nachrichtenfeed sehr übersichtlich. Kommen mehr und mehr Personen hinzu denen ich folge, wird der Feed zwar wesentlich umfassender, kostet mich aber auch wesentlich mehr Zeit alles zu verfolgen. Eine Variante damit umzugehen, ist seine Nachrichten zu priorisieren. Beispielweise haben Tweets, die mich direkt adressieren eine höhere Wichtigkeit, als andere Nachrichten in meinem Feed.

So ähnlich funktioniert es auch in unserem Yammer: werde ich direkt adressiert, erhalte ich eine Push-Benachrichtigung in meiner Inbox und ich weiß, dass hier in jedem Fall ein Handeln meinerseits erwartet wird. Diese Konversationen haben für mich oberste Priorität. Werde ich als Nutzer nun aber mehr adressiert als unbedingt nötig, wächst die Menge der vermeintlich relevanteren Nachrichten in meiner Inbox. Wie auch im privaten beginne ich ganz automatisch auch im Beruf zu filtern, um nicht in der Flut von Informationen unterzugehen. Ich ertappe mich also dabei, wie ich in alte Muster zurückfalle und wieder – wie früher in der E-Mail-Kommunikation – alle Konversationen „durchwühle“ und die „CC-Informationen“ von konkreten Arbeitsaufträgen trenne. Der Effekt: Ich habe weniger Raum und Zeit den Pull-Mechanismus der Plattform zu nutzen und ich mich selbstgesteuert mit Informationen zu versorgen.

Keine Social-Intranet-Einführung ohne die (Weiter-)Entwicklung einer Kommunikationskultur

Es zeigt sich, dass die Einführung digitaler Arbeitsweisen keine rein technische Umstellung, sondern die aktive Gestaltung von Kommunikationskultur im Unternehmen braucht. Um in modernen Arbeitswelten selbstgesteuert und eigenverantwortlich agieren zu können, muss nicht nur die technische Infrastruktur angepasst, sondern auch eine kollektive Kommunikationskompetenz im Unternehmen entwickelt werden. Wie unser Beispiel zeigt, reicht es nicht das Medium E-Mail mit einem Social Intranet auszutauschen um Pull-Kommunikation vermehrt leben zu können. Es ist ebenfalls nötig die gelebte Kommunikationskultur zu reflektieren (in unserem Fall die eingeschlichene CC-Kultur zu hinterfragen) und deren Ursachen auf die Spur zu kommen. Die Einführung von Social Intranets und die Entwicklung einer kollektiven Kommunikationskompetenz braucht damit die kontinuierliche Reflexion und ein bewusstes Umgehen mit Kommunikationsmechanismen.

Wir sind für uns zu folgendem Fazit gekommen:

Ob Push oder Pull – jedes Verfahren hat seine Berechtigung und seinen Zweck. Die Mischung macht’s! Daher lautet unsere Devise „Push wann immer nötig und Pull wann immer möglich“!

Sie wollen mehr erfahren? Kommen Sie zu unserem Workshop auf den SCM-Praxistagen. In einem knackigen Wissensimpuls erhalten Sie Antworten auf die Fragen:

  • Warum verändert sich interne Kommunikation?
  • Welche Potentiale und Anwendungsmöglichkeiten bietet ein Social Intranet? Was sind typische Anwendungsszenarien, die mit Social Intranets unterstützt werden können?
  • Wie verändert sich die Rolle von Unternehmenskommunikatoren?
  • Wie gelingt die akzeptierte und wirksame Einführung?

Wir freuen uns auf Sie!

Anja Wittenberger berät Organisationen strategisch auf dem Weg zu digital vernetzten Arbeitsweisen sowie modernen Formen der Arbeitsorganisation und Führung. Innerhalb konkreter Digitalisierungsvorhaben entwickelt sie Vorgehensmodelle zum wirksamen Voranbringen von Veränderungen und begleitet Teams und Führungskräfte dabei, fit für den digitalen Wandel zu werden, sowie den Transfer des Neuen in den Arbeitsalltag zu schaffen. Nach verschiedenen Stationen in Grafikgestaltung, Design und Medienkonzeption verschlug es die gebürtige Dresdnerin in die IT-Branche und Veränderungen in all ihren Facetten zogen Sie magisch an. Über neun Jahre unterstützte sie verschiedene IT-Dienstleister in Ihrem Kundengeschäft als Beraterin und Vermittlerin zwischen Menschen, Fachprozessen und Technologie. Mit der Zertifizierung zum Agile Change Manager kombinierte sie ihre Leidenschaft für agiles Arbeiten mit den klassischen Methoden des Veränderungsmanagements. Heute ist sie bei AviloX das Bindeglied zwischen Technologietrends und digitalen Arbeitsprozessen auf der einen und dem Kulturwandel hin zu einer flexiblen, humanzentrierten und zukunftssicheren Arbeitswelt auf der anderen Seite.

Isabelle Schemion ist studierte Fitnessökonomin und besitzt einen Master in „Begabungsforschung und Kompetenzentwicklung“. Ihre Mission ist, Arbeitnehmer nicht nur gesundheitlich, sondern auch in ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung zu begleiten und zu unterstützen. Bei AviloX lässt sie ihrer Leidenschaft für Webdesign und Prozessbegleitung freien Lauf und ist Teil der Markenkommunikation. Isabelle betreut sowohl die Social-Media-Kanäle als auch die Website und unterstützt unser Team tatkräftig im täglichen Projektgeschäft. Dabei lässt sie stets ihr Fachwissen zu gesunden Arbeitsweisen im digitalen Raum einfließen und unterstützt das Team bei allen Fragen rund um das Thema Gesundheit.