Social Intranet Einführung – 5 ‚Erfolgsfaktoren‘ für garantiertes Scheitern
Fachbeitrag von Lea Hiltmann (AviloX GmbH | Beratungspartnerin für die Veränderungsbegleitung von Social Intranet Projekten) und Lydia Zillmann (AviloX GmbH | Beratungspartnerin für die Veränderungsbegleitung sowie Führungskräfte-Trainings bei Social Intranet Projekten)Einsatz digitaler Technologien in Organisationen bieten viel Potenzial, ohne Zweifel. Viel Lesestoff gibt es dazu, wie insbesondere durch Social Intranets eine Verbesserung der Kommunikation gelingt, ja sogar ein Beitrag für die gesamte Unternehmenskultur geleistet werden kann.
Effizienzsteigerungen durch Optimierungen von Arbeitsprozessen und Kommunikationsverläufen sind inzwischen unbestritten. Eindrücklich nachlesen lässt sich das beispielsweise in der Deutschen Social Collaboration Studie der Technischen Universität Darmstadt.
Wie aber kommt man zu diesen beeindruckenden Ergebnissen, werden wir oft gefragt. Wir dachten uns: Drehen wir doch einfach mal den Spieß um und zeigen auf, mit welchen ‚Erfolgsfaktoren‘ man die Social Intranet Einführung wohl richtig scheitern lassen könnte.
5 ‚Erfolgsfaktoren‘, mit denen Sie die Einführung Ihrer neuen Social Intranet Plattform erfolgreich gegen die Wand fahren können
1. „Eine Kommunikationsstrategie? Ach wieso, wir geben einfach bekannt, dass die neue Software bereitgestellt ist.“
Sie wissen genau, welche Software Ihrem Unternehmen die größten Mehrwerte bringt? Prima! Dann legen Sie los, kaufen Sie Lizenzen, beauftragen Sie einen Partner für die IT-Implementierung und binden umfangreiche Ressourcen, ohne dabei über die IT hinauszudenken. Ihre Mitarbeiter werden schon ganz von allein verstehen, was sie mit der neuen Lizenz-Einladung per E-Mail anstellen sollen. Sie werden sich einloggen und direkt loslegen, die Funktionen selbst zu entdecken. Ihre Chefs sind zwar nicht begeistert, dass das Tagesgeschäft liegen bleibt. Naja, was soll‘s. Einen Tod muss man eben sterben.
Falls in Ihrer Organisation bereits ein Tool im Einsatz ist, kennen Sie natürlich das Leid, dass allein der Name schon für Abneigung sorgen kann (Wir nennen hier mal keine Namen, aber die Historie und ein einmal erworbenes Image hängt Technologieprodukten nun mal nach). Soll man denn nun ernsthaft über eine neue Version nachdenken? Besser ist doch: Wählen Sie einfach eine neue Technologie. Herstellerwechsel sind Erfolgsgaranten. Neue Technologie = neuer Name = neues Glück. Das ist doch ein Selbstläufer. Eine eigene Kommunikationsstrategie oder gar separate Namensfindung sind unnötig. Die Mitarbeiter können das Tool auch einfach googlen, dann wissen sie schon Bescheid.
Versuchen Sie alternativ, permanent und überall über die geplante IT-Veränderung zu kommunizieren, dabei aber möglichst ungenau zu bleiben. Beginnen Sie damit am besten schon lange bevor Sie wissen, welche Technologie Sie überhaupt verwenden wollen und warum. Und dann konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Aufgaben (z. B. die andauernde Technologieauswahl).
2. „Wir wissen schon, was alle brauchen. Jetzt die Nutzer zu fragen, kostet uns zu viel Zeit und Nerven.“
Nutzer sind Nutzer. Anforderungen formulieren oder Konzepte entwickeln können sie eh nicht. Sind wir ehrlich: Im Gegensatz zu Ihnen können die Mitarbeiter nicht wirklich einschätzen, was sie und die Organisation brauchen. Schließlich wissen sie ja gar nicht, was technisch alles möglich ist. Außerdem sind Ihnen – im Gegensatz zu vielen anderen – die Grenzen neuer Technologien am besten bewusst. Bleiben Sie also unter sich und legen Sie die Meinung der Nutzer beiseite.
Behalten Sie außerdem den Abstimmungsaufwand im Blick. Bei der Einführung von Social Intranets gibt es ohnehin genug Beteiligte – ob IT, Personal, Unternehmenskommunikation oder auch noch der Vorstand. Sie alle bringen ihre Perspektiven und Interessen ein. Wenn Sie dann auch noch versuchen, die vielen Nutzer mit ihren ganz persönlichen Wünschen in den Prozess einzubinden, wird das ja zum Wünsch-Dir-Was-Konzert.
Kürzen Sie den Prozess einfach ab und stellen Sie den Nutzern die IT-Tools erst vor, wenn diese komplett fertig sind. Auch wenn dann vielleicht aus deren Sicht nicht alles so gut zum Arbeitsalltag und den Arbeitsweisen der Mitarbeiter passt… Die werden damit schon irgendwann klarkommen.
3. „Wir schaffen das auch ohne Unterstützung aus der Organisation.“
Der Vorstand positioniert sich gegen ein aufwändiges Projekt oder lehnt Social Collaboration Tools ab? Kein Problem. Er wird schon überzeugt sein, wenn erst konkrete Tools da sind, einige Mitarbeiter diese nutzen und dann nach mehr verlangen.
So gelingt Ihr Plan: Sie kaufen einfach mal Testlizenzen, statten erste Teams aus und erzeugen an verschiedenen Stellen Begeisterung für die neuen Tools. Der unternehmerische Mehrwert wird doch eh sichtbar, wenn die Nutzung losgeht. Warum lang darüber nachdenken, was der Nutzen fürs Unternehmen und jeden Einzelnen sein kann. Warum lohnt sich der Aufwand, die neuen Tools zu erlernen? Welchen Sinn hat die digitale Zusammenarbeit außerhalb von E-Mails und Co.? Welche strategischen Ziele der Organisation werden mit Hilfe der neuen digitalen Arbeitsweisen unterstützt? Fragen über Fragen. Das werden doch alle sehen.
Ihre Testnutzer werden mit Kritik konfrontiert und gefragt, warum sie bei diesem Projekt überhaupt mitmachen und ihre Arbeitszeit dafür einsetzen. Aber keine Angst – ihre Tester unterstützen sie auch in Ihrer Freizeit und brauchen selbst keine Zielvorstellung oder gar Gründe für ihr Engagement.
4. „Ich? Hauptsache die anderen nutzen die neuen Tools.“
Wer etwas einführt, muss doch nicht zwangsläufig selbst ran. Der Koch, der ein Low-Carb-Menü in der Kantine anbietet, muss es schließlich auch nicht selbst essen.
Ob Führungskraft, Projektleiter oder Teammitglied: sie alle haben bei der Einführung schon genug zu tun. Jetzt auch noch selbst in eine Schulung gehen und den Umgang mit Social Collaboration Werkzeugen lernen, um ein Vorbild zu sein? Das ist übertrieben. Abgesehen davon, muss auch jemand „die eigentliche Arbeit“ erledigen. Hauptsache die anderen haben verstanden, dass die Tools wichtig sind und einen Vorteil bieten.
Als Erfolgsfaktor gilt also: Rückzug und Etablierung des Tools sich selbst überlassen. Was aber tun, wenn die anderen sich beschweren? „Ich finde ja die Idee mit den Arbeitsräumen super, aber mein Kollege antwortet mir da nie. Da schreib ich lieber weiter eine E-Mail.“ Genau! Vergessen Sie all die Einwände. Es ist schließlich ein Tool für ‚die anderen‘. Wenn die Nutzungsrate Ihres neuen Tools dann gering bleibt, ist das nicht Ihre Schuld – Sie haben schließlich das Angebot gemacht, anwenden müssen es die Leute von allein.
5. „Schulungen und ein Support-Team von Multiplikatoren? Das geht auch ohne!“
Ein Einführungsprojekt ist kostenintensiv genug – da braucht es doch nicht noch zusätzlichen Aufwand durch Trainings, Onboarding Guides oder gar einer Unterstützung durch Multiplikatoren, die den Teams im Unternehmen unter die Arme greifen. Die neuen Tools im Rahmen von Collaboration sind ja schließlich kein Hexenwerk und „funktionieren doch hoffentlich ganz intuitiv“. Die Mitarbeiter werden schon selbst verstehen, wann sie was verwenden sollen und wie das genau funktioniert.
Bleiben Sie dabei. Vermeiden Sie zusätzliche Kosten und nehmen Sie die Mitarbeiter nicht extra an die Hand. Falls dann doch Verwirrung entsteht oder die Tools nicht, oder gar falsch, verwendet werden, können Sie ja später immer noch reagieren. Für sowas ist es nie zu spät.
Außerdem gibt es zur Not den Helpdesk der IT für die offenen Fragen der Nutzer. Das ist dann zwar recht aufwändig und emotional geladen für Supportmitarbeiter und Nutzer, aber das soll nicht Ihr Problem sein.
Social Intranet Einführung meistern und Unternehmenskultur einfach mitgestalten? Kann funktionieren!
Die Einführung von Social Intranets ist ein Meisterstück interdisziplinärer Teamarbeit. Natürlich warten dabei viele Fallstricke auf Sie. Einige davon haben wir Ihnen hier aufgezeigt. Wir empfehlen Ihnen zumindest einige von ihnen zu umgehen, damit Ihre Einführung nicht danebengeht. Ein paar Tipps und Tricks haben wir Ihnen auch hier noch zusammengestellt.Lea Hiltmann begleitet als studierte Personal- und Organisationsentwicklerin und Beraterin bei der AviloX GmbH Unternehmen bei der Einführung moderner Arbeitswelten und entwickelt u.a. stimmige Konzepte für die Einführung von Social Intranets. Unter Einbindung geeigneter Befähigungs- und Beteiligungsformate koordiniert sie Veränderungsprozesse zielgerichtet mit Blick für das große Ganze. 
Lydia Zillmann, Mitglied der Geschäftsleitung und Beraterin bei der AviloX GmbH, berät Organisationen seit 2014 bei der Einführung und Gestaltung digital vernetzter Arbeitswelten. Ihre Schwerpunkte liegen in der Prozessbegleitung sowie dem Change Management im Zuge der Einführung neuer Technologien, in der Begleitung von Fachbereichen wie der internen Unternehmenskommunikation sowie in der Entwicklung digitaler Kompetenzen bei Führungskräften oder Community Managern. 
