Fachbeitrag von Lydia Zillmann

Mal ganz ehrlich: Wenn Social Intranets eingeführt werden, kommt uns als Projektleitern vieles entgegen. Ein „I love it!“ gehört eher nicht dazu. Warum eigentlich? Warum ist es so schwer, Mitarbeiter davon zu überzeugen, jetzt diese coolen Tools zu verwenden, von denen wir längst überzeugt sind?

An dieser Stelle werden gern typische Herausforderungen für das Social Intranet Projekt hervorgebracht:

  • Die Kultur ist schuld – für neue Arbeitsweisen müssten wir Silodenken auflösen, das schaffen wir nicht (so schnell)
  • Die Führung ist schuld – die mittlere Lehmschicht setzt sich mit der neuen Technologie nicht auseinander, anstatt Vorbild zu sein
  • Die Ressourcenplanung ist schuld – für neue Tools hat keiner Zeit
  • Der Altersdurchschnitt ist schuld – überall gibt es Kritiker, die der Technologieeinführung Steine in den Weg legen und alles so belassen wollen, wie es früher war
  • Die IT ist schuld – die Lösung ist nicht intuitiv genug.
  • Und so weiter.

Liegt es daran? Oder gibt es vielleicht andere Ursachen, warum das „I love it!“ bei den meisten IT-Projekten (zu denen oft auch Social Intranet Einführungen gehören) ausbleibt? Zu dieser Frage lohnt sich ein Blick darauf, wie wir als Menschen mit Veränderungen umgehen. Ein immer wieder gern genutztes Modell hierzu ist die Change-Kurve in Anlehnung an Kubler-Ross. Wichtig bei dieser Betrachtung ist, dass sich menschliches Verhalten natürlich nicht pauschalisieren und auf alle Unternehmen genauso übertragen lässt, wie in folgendem Schema dargestellt. Aber ich bin sicher, der eine oder andere unter Ihnen wird sich oder Kollegen darin wiederfinden. Das Schema stellt unseren typischen Umgang mit Veränderungen auf dem Weg zur Anpassung. Es soll uns klar machen, was auf uns zukommt, wenn wir neue Technologien in den Arbeitsalltag unserer Kollegen bringen wollen.

Abbildung 1 Change-Kurve in Anlehnung an Kubler-Ross, Elisabeth (1969)

Change-Kurve in Anlehnung an Kubler-Ross, Elisabeth (1969)

1. und 2. Schritt: Die Veränderung tritt ein und führt zum Schock: Das ist der Moment, in dem verkündet wird „Wir werden ein neues Intranet einführen.“ Typische Reaktion: Stillhalten oder erstmal zustimmen. Prof. Kruse bringt es schön auf den Punkt: „Je schneller die Leute nicken, desto weniger haben sie sich klargemacht, was sie gerade abgenickt haben.“ Als Verantwortlicher des Projekts werden Sie sich jetzt also über die breite Zustimmung freuen und sich später wundern, woher auf einmal der Widerstand kommt.

Tipp: Investieren Sie von Anfang an Zeit und Energie darauf, die wichtigsten Stakeholder mitzunehmen und mit ihnen herauszuarbeiten, warum das neue Intranet Sinn macht und warum sich die Investition lohnt.

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3. Schritt und 4. Schritt: Verneinung und Abwärtskurve nach rationaler Akzeptanz: Haben Sie sich schon mal gewundert, warum ausgerechnet dann, wenn Sie Interessenten und Unterstützer für das neue Intranet Projekt benötigen, alle möglichen parallelen Aktivitäten im Weg stehen? Das könnte damit zu tun haben, dass wir (fast allen) Veränderungen erstmal mit jeder Menge Aktivität begegnen, um zu beweisen, dass das Bisherige viel besser war.

Typische Aussagen sind dann: „E-Mails? Fand ich schon immer super! Ich verstehe nicht, warum jetzt alles mit Kommentaren laufen soll“ oder „Ich habe keine Zeit für das Intranet Projekt. Wir arbeiten gerade an neuen Verknüpfungen unserer Daten im Laufwerk XY“. Irgendwann wird allen klar: Das neue Intranet verschwindet doch nicht einfach, man kommt daran nicht vorbei. Wir befinden uns dann in der Phase der rationalen Akzeptanz. Der Widerstand wächst und macht sich vor allem daran bemerkbar, dass es kaum Kollegen gibt, die sich Zeit nehmen können. Darüber ärgern Sie sich insbesondere dann, wenn Sie in Vorbereitung auf den GoLive eigentlich dringend Unterstützung zur Migration sowie zur Erstellung neuer Inhalte gebrauchen können.

Tipp: Konzentrieren Sie sich in der Anfangsphase Ihres Projekts nicht zu sehr auf die Kritiker und Gegner. Binden Sie diese ein, aber starten Sie konkrete Aktivitäten vor allem mit denen, die schon sehr früh überzeugt und bereit sind, die Intranet-Einführung zu unterstützen. Mit ein paar guten Kniffs stehen Ihnen diese später als Multiplikatoren oder Power User zur Seite.

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5. und 6. Schritt: Tal der Tränen und emotionale Akzeptanz: Ist das Social Intranet gestartet, bekommen Sie es mit jeder Menge kritischer Rückmeldung zu tun. Die gute Nachricht: Ab jetzt geht es wieder bergauf, nämlich genau dann, wenn die Betroffenen verstehen, dass die Veränderung durch sie persönlich gestaltet werden kann. Um aus den Tiefen des Tals heraussteigen zu können, braucht es etwas, woran man sich hochziehen kann: Ein positives Bild der Zukunft und klare Schritte, um diese mit dem neuen Intranet auch zu erreichen.

Tipp: Wappnen Sie sich zum GoLive mit einem gut vorbereiteten Support-Konzept, um schnell auf Schwierigkeiten und Fragen reagieren zu können. Sorgen Sie mit einem zielgruppenspezifischen Schulungskonzept zudem dafür, dass nicht nur die Technik vermittelt wird, sondern insbesondere das „Warum“ und „Wie“.

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7. Schritt – Verankerung: Jetzt kommen wir dem „I love it“ schon viel näher. Sobald wir beginnen, uns aktiv mit der Veränderung auseinanderzusetzen, sprich das neue Intranet zur Optimierung in unserem Arbeitsalltag einzusetzen, werden die Fortschritte zu einem starken Motivator. Ab jetzt gilt es nur noch, Purzelbäume rückwärts in alte Routinen zu vermeiden.

Don’t: Lassen Sie sich nicht dazu verführen, das Social Intranet mit dem GoLive abzuschließen. Jetzt geht Ihre Arbeit erst richtig los. Unterstützen Sie die Verankerung moderner Wege der Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrer Organisation mit gezielten Kulturentwicklungs- und Befähigungsmaßnahmen.

So viel zur Theorie. Aber wäre es nicht großartig, gar nicht erst durch die tiefen Täler und Widerstände gehen zu müssen, sondern mit geschickten Maßnahmen eine „I love it!“ Garantie zu gewinnen? Das wird leider nicht ganz funktionieren: Um mit Veränderungen erfolgreich umgehen zu können, brauchen wir jede dieser Phasen. Nur so gelingt uns eine nachhaltige Anpassung. Versuchen Sie also nicht, gegen die Veränderungstiefen anzukämpfen, sondern arbeiten Sie aktiv damit. Reagieren Sie zum Beispiel bei hohen Widerständen mit einem offenen Ohr: Geben Sie Raum für Kritik und Probleme, statt sie verschweigen zu wollen, und entwickeln Sie gemeinsam mit den Betroffenen Lösungen.

Ein schönes Beispiel einer Social Intranet Einführung inklusive zehn wertvoller Tipps aus den Learnings des Projektteams geben die Stadtwerke Krefeld: https://interne-kommunikation.net/durch-social-intranet-zu-einem-neuen-miteinander-in-der-swk/

Wenn Sie neugierig sind, wie Sie Ihr Social Intranet Projekt nutzen können, um nachhaltig Zusammenarbeit und die Kultur des Miteinanders zu entwickeln, besuchen Sie den Workshop „Social Intranet als Kulturwerkzeug – Vom IT-Projekt zum erfolgreichen Change-Prozess“ auf den Praxistagen Interne Kommunikation am 26. und 27. Oktober 2017 in Düsseldorf: http://scm-praxistage.de/programs-social-intranet/ Ich freue mich auf Sie!

Lydia Zillmann, Mitglied der Geschäftsleitung und Beraterin bei der AviloX GmbH, berät Organisationen seit 2014 bei der Einführung und Gestaltung digital vernetzter Arbeitswelten. Ihre Schwerpunkte liegen in der Prozessbegleitung sowie dem Change Management im Zuge der Einführung neuer Technologien, in der Begleitung von Fachbereichen wie der internen Unternehmenskommunikation sowie in der Entwicklung digitaler Kompetenzen bei Führungskräften oder Community Managern.

Lydia Zillmann