Interne Kommunikation als Ansprechpartner für das Unternehmen
Wir sprachen mit Sinje Vogelsang, Leiterin Unternehmenskommunikation der Warsteiner Gruppe, über die Ziele moderner interner Kommunikation und ihre Rolle im Unternehmen.
Was kennzeichnet erfolgreiche interne Kommunikation bzw. welche allgemeingültigen Ziele sollte interne Kommunikation im Jahr 2019 unbedingt verfolgen?
Als interner Kommunikator möchte ich meinen Kolleginnen und Kollegen Informationen und somit Wissen vermitteln und im steten Dialog mit ihnen stehen. Um diese Ziele zu erreichen, müssen wir kontinuierlich und transparent kommunizieren, Fragen beantworten und auch kritische Stimmen ernst nehmen. Mir ist es wichtig, dass meine Kolleginnen und Kollegen in der Unternehmenskommunikation einen Ansprechpartner finden, der sich auch zu schwierigen Themen äußert. Somit sehe ich die Unternehmenskommunikation als internen Dienstleister, der Hintergrundinformationen liefert, bei dem Feedback erwünscht ist und der im steten Austausch mit den Mitarbeitern steht. Da ich dies nicht allein leisten kann, verlasse ich mich zu 100 Prozent auf mein Team – wir alle haben unterschiedliche Aufgaben in der internen Kommunikation und nur gemeinsam können wir Transparenz und Motivation schaffen.
Und nach wie vor gilt: Wir kommunizieren erst intern, dann extern – wobei selbstverständlich die gesamte Kommunikation im Einklang stehen muss.
Was genau unterscheidet die Rolle der internen Kommunikation im Unternehmen heute von der vor 10-20 Jahren? Wie wird sie sich weiterentwickeln und wie verändern sich die Aufgaben und Strukturen?
Ich bin der festen Überzeugung, dass die interne Kommunikation wichtiger denn je ist. Wenn man sich früher vielleicht ein Schweigen erlauben konnte, ist dies heute keine Option. Ich erinnere mich noch, dass wir vor zwölf Jahren in den Kommunikationsagenturen fast ausschließlich für externe Pressearbeit gebucht wurden – diese Zeiten sind längst vorbei.
Heute haben meine Kolleginnen und Kollegen einen Anspruch auf qualifizierte Informationen und fordern diese auch zurecht ein. Wir kommunizieren nahezu täglich aktiv – sei es im Intranet, mittels Mails, Newslettern oder kleinen Filmen. Zudem motivieren wir die Kollegen, sich aktiv zu beteiligen, indem wir z. B. Karten für unsere eigenen Veranstaltungen verlosen. Neben der zunehmenden Frequenz haben sich unsere Aufgaben mit der Zeit verändert: Wir begleiten Projekte von Beginn an, dokumentieren sie für die Kollegen und werden von den verschiedenen Abteilungen aktiv in die Umsetzung eingebunden. Ich freue mich über diese Entwicklung und bin der Meinung, dass wir Informationen künftig noch flexibler anbieten müssen.
Haben Sie Pläne für Krisensituationen in der Schublade? Worauf kommt es
aus Ihrer Sicht im Krisenfall intern in erster Linie an?
Im Krisenfall gelten für mich vor allem diese Regeln: ein kleines Team und kurze Entscheidungswege, Schnelligkeit und Ruhe. Im Krisenfall hat man keine Möglichkeit, mit vielen Personen um eine Entscheidung zu ringen. Deshalb ist die gute Vorbereitung auf einen Krisenfall entscheidend. Es muss im Vorfeld festgelegt sein, wer Teil des Krisenstabs ist und wie eine Entscheidung getroffen wird. Abläufe, auch Kommunikationsketten, müssen allen Beteiligten bekannt sein – diese gilt es, immer wieder zu trainieren. Mit Sicherheit hat kein Unternehmen für jedes Krisenszenario den fertigen Plan in der Schublade liegen, ist aber auf verschiedene Themen intensiv vorbereitet. Das gilt selbstverständlich auch für uns. Ich hoffe jedoch inständig, dass wir auch in Zukunft nur positive Themen kommunizieren können!Sinje Vogelsang leitet seit 2,5 Jahren die Unternehmenskommunikation der Warsteiner Gruppe, zu der neben der Warsteiner Brauerei auch die Herforder Brauerei oder Anteile an der König Ludwig Schlossbrauerei gehören. Vor ihrem Umzug von Hamburg nach Warstein hat die 33-Jährige bei einem Hamburger Radiosender sowie verschiedenen Kommunikationsagenturen für namhafte Kunden aus der Lebensmittelindustrie gearbeitet. Die letzte Station von Sinje Vogelsang war die Kommunikationsagentur Faktor 3, in der sie zuletzt Teamleiterin und Mitglied des Management Boards war. 
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